Автоматизация ИТ-процессов: преимущества и особенности
Содержание:
Автоматизация ИТ-процессов — что это
Информационные технологии позволяют автоматизированно управлять ИТ-процессами. Непосредственное участие человека сокращается до минимума либо полностью исключается, а контроль осуществляют компьютеры с помощью специальных программ. Благодаря этому растет производительность, улучшается качество продукта и производство в общем становится дешевле. Все вместе это повышает надежность бизнеса.
Нужна ли бизнесу автоматизация ИТ-процессов
Как у любого действия, у автоматизации ИТ-процессов есть плюсы и минусы (приведены в таблице).
| Почему стоит внедрить автоматизацию | Когда не стоит спешить с автоматизацией |
|---|---|
| Отсутствие у компьютеров усталости и ошибок | При запуске нового бизнеса или интенсивном расширении предприятия |
| Уменьшение времени принятия решений и выполнения циклических действий | В отсутствие налаженных и продуманных ИТ-процессов |
| Улучшение качества за счет отсутствия человеческого фактора | Предприятие имеет маленький оборот |
| Более точное управление благодаря применению машинного анализа информации | Расходы на внедрение процессов автоматизации выше выгоды, которую может принести проект |
| Возможность в параллельном режиме решать задачи разной направленности |
Какие IT-процессы можно автоматизировать
Автоматизация IT-процессов необходима любому предприятию: от начинающего интернет-магазина до корпорации-гиганта. Все компании ведут разнообразные бизнес- и ИТ-процессы, но плюсы, получаемые от различных способов автоматизации, универсальны. Автоматизировать процессы необходимо, когда в организации:
- слишком много рутины;
- огромные массивы информации;
- сложные каналы общения между сотрудниками и с клиентами;
- критичны сроки решения задач;
- жесткое соблюдение стандартов и норм;
- значительный объем задач;
- ручное управление слишком сложно;
- бизнес-процессы оказывают заметное влияние друг на друга.
Легче всего автоматизировать ручные задачи в таких важных сферах, как информационные центры и облачные технологии. Автоматизация позволяет наиболее эффективно использовать потенциал облаков, контейнеров и микросервисов, сводя к минимуму человеческий фактор и сопутствующие ему ошибки.
Среди бизнес-процессов тоже легко найти те, которые возможно автоматизировать. Это: работа со сделками и воронками продаж, электронные рассылки, документооборот, все виды учета. Малый и средний бизнес может внедрять готовые облачные решения, привлекая своих сисадминов или небольшую команду-аутсорсера. Для реализации проектов крупных организаций требуется внушительный бюджет и штатный отдел разработки. Благодаря автоматизации сотрудники могут не только создавать, но и далее работать над проектами:
- добавлять информацию в БД;
- создавать напоминания;
- выставлять счета и принимать клиентские платежи;
- согласовывать заказы с бухгалтерским и складским отделами.
Автоматизация собирает важную информацию, которую аналитическая система использует для выявления слабых мест. В свою очередь менеджеры заняты основной работой и не отвлекаются на рутинные дела, что ускоряет заключение сделок и позволяет наладить полноценное общение с клиентами.
Уровни автоматизации процессов
Автоматизация всех ИТ-процессов выполняется на 5 уровнях.
| Название | Описание | Примеры |
|---|---|---|
| Основная | Использование простых инструментов и систем, упрощающих учет и управление данными (электронные таблицы, БД) | Kassa24, Trello и т. д. |
| Частичная | Внедрение систем, способных автоматизировать конкретные ИТ- и бизнес-процессы | «Битрикс24», «1С: Управление Торговлей» и т. д. |
| Интегрированная | Обеспечение взаимодействия отдельных автоматизированных систем, что упрощает обмен информацией и рабочие процессы | SAP Business One, Oracle E-Business Suite и т. д. |
| Расширенная | Внедрение новейших технологий и роботизированных систем для возможности автоматизировать сложные процессы, протекающие на высоких уровнях | UiPath, WorkFusion и т. д. |
| Полная | Человеческий фактор почти или полностью отсутствует. Полная автоматизация и оптимизация | Salesforce, SAP Business One и т. д. |
На чем основана автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов основана на пяти ключевых моментах:
- Сбор данных и их анализ для применения в бизнесе.
- Интеграция систем в единую ИТ-структуру.
- Внедрение новейших технологий в процессы.
- Обучение и поддержка пользователей инфраструктуры.
- Мониторинг процессов для их дальнейшей оптимизации.
На автоматизированные системы возлагают рутинные задачи, например: обработка заказов либо документации, управление инвентаризационными процессами и т. д. Люди остаются свободными для решения творческих вопросов.
Автоматизация основана на трех принципах. Согласованность позволяет координировать действия, интеграция органично встраивает процессы в среду предприятия, независимость минимизирует вмешательство человека.
Цели автоматизации
К главным целям автоматизации относятся:
- Повышение эффективности. Задачи выполняются быстрее, количество ошибок сокращается, производительность повышается. В результате компания оптимизирует расходы на ресурсы и увеличивает эффективность работы.
- Увеличение прибыли. Сокращение затрат на ресурсы может привести к значительному экономическому росту.
- Оптимизация бизнес-процессов. За счет оптимизации ускоряются бизнес-процессы, сокращаются расходы и повышается производительность.
- Увеличение конкурентоспособности организации за счет повышения производительности и качества работы бизнеса.
- Улучшение качества обслуживания клиентов в результате высвобождения времени, ранее занятого рутинными процессами.
- Повышение качества продукта за счет уменьшения количества ошибок и увеличения точности решения задач.
В результате автоматизации повышается прозрачность бизнеса, уменьшается хаотичность в управлении организацией, идет качественный сбор и анализ информации, почти исчезают ошибки, связанные с человеческим фактором, повышается слаженность работы команды.
Системы автоматизации ИТ-процессов
За автоматизацию отвечают специализированные системы. CRM выступают в качестве каналов связи с клиентами, с помощью ERP управляют складом и производством, а посредством OLAP обрабатывают и анализируют данные. Автоматизированные системы подразделяются на 3 типа:
- Неизменяемые — заданный порядок действий не изменяется.
- Программируемые — действия и их порядок изменяются в зависимости от определенного ПО.
- Самонастраиваемые, или гибкие — здесь ситуация анализируется, и в зависимости от этого определяется конкретный порядок действий.
Также автоматизированные системы могут быть комбинированными, сочетая в себе функционал двух или более типов.
Как успешно реализовать автоматизацию
Для успешной автоматизации ИТ-процессов необходимо внимательно проанализировать все процессы, протекающие в организации, чтобы выявить возможности развития и определить приоритеты. После этого выбрать соответствующие технологии и инструментарий и объединить системы друг с другом. Это существенно упростит процессы, уменьшит ошибки и ускорит решение задач. Руководство предприятия должно оказывать всестороннюю поддержку автоматизации, участвовать в определении стратегического направления и контролировать результаты. Сотрудников придется обучить новым навыкам, т. к. изменятся все бизнес-процессы. Необходимо постоянно проводить мониторинг, чтобы своевременно находить ошибки и выявлять возможности для оптимизации. Также нужно учитывать изменения в бизнесе и будущее расширение организации. Не менее важно оценить потенциальные риски, связанные с использованием продвинутых технологий, и разработать пути управления ими. Все этапы необходимо тщательно контролировать.
Заключение
Автоматизация ИТ-процессов является неотъемлемой частью развития современных организаций. Она ускоряет и оптимизирует работу, повышает качество и надежность процессов, а также сокращает затраты на их поддержку и сопровождение. Вместе с этим требуются серьезные усилия и инвестиции как в технологическое оборудование, так и в квалификацию персонала. Поэтому, принимая решение об автоматизации ИТ-процессов, необходимо тщательно оценить все риски и выгоды, а также учесть особенности своей организации и ее бизнес-процессов. Компания «АйТиСпектр» готова предложить вам свою помощь в вопросах автоматизации, а также оказать полноценную ИТ-поддержку.
Когда мы в своей организации решили автоматизировать ИТ-процессы, поняли, что необходимы знания в области программирования, сетевых технологий и системного администрирования. Своими силами, естественно, обойтись не смогли, и обратились за помощью к ИТ-специалистам.
Какие инструменты обычно используются для автоматизации ИТ-процессов?
Существует множество инструментов для автоматизации ИТ-процессов, таких, как Ansible, Puppet, Chef, Jenkins, GitLab CI/CD и т. д.
Какие риски связаны с автоматизацией ИТ-процессов?
Риски могут включать в себя потерю контроля над процессами, снижение качества из-за некорректной настройки автоматизации и т. д.
Мне кажется, что автоматизация ИТ-процессов необходима не только крупным компаниям, но и малым и средним предприятиям. Такой подход помогает значительно сэкономить время и деньги.
Я считаю, что автоматизация ИТ-процессов — это не только технический аспект, но и менеджерский. Необходимо правильно организовывать процессы и обязательно следить за их эффективностью.
Какие процессы в ИТ не рекомендуется автоматизировать?
Некоторые процессы, связанные с высокой степенью индивидуальности или творческой работы, могут быть не подходящими для автоматизации.