IT-аутсорсинг для поддержки и развития малого и среднего бизнеса
АйТи Спектр

Автоматизация ИТ-процессов: преимущества и особенности

Опубликовано 06.01.2024
photo
Алексей Прунов
Технический директор компании «АйТи Спектр»
Время прочтения - 4 мин
Задать вопрос

Автоматизация ИТ-процессов — что это

Информационные технологии позволяют автоматизированно управлять ИТ-процессами. Непосредственное участие человека сокращается до минимума либо полностью исключается, а контроль осуществляют компьютеры с помощью специальных программ. Благодаря этому растет производительность, улучшается качество продукта и производство в общем становится дешевле. Все вместе это повышает надежность бизнеса. 

Нужна ли бизнесу автоматизация ИТ-процессов

Как у любого действия, у автоматизации ИТ-процессов есть плюсы и минусы (приведены в таблице).

Почему стоит внедрить автоматизациюКогда не стоит спешить с автоматизацией
Отсутствие у компьютеров усталости и ошибокПри запуске нового бизнеса или интенсивном расширении предприятия
Уменьшение времени принятия решений и выполнения циклических действийВ отсутствие налаженных и продуманных ИТ-процессов
Улучшение качества за счет отсутствия человеческого фактораПредприятие имеет маленький оборот
Более точное управление благодаря применению машинного анализа информацииРасходы на внедрение процессов автоматизации выше выгоды, которую может принести проект
Возможность в параллельном режиме решать задачи разной направленности

Какие IT-процессы можно автоматизировать

Автоматизация IT-процессов необходима любому предприятию: от начинающего интернет-магазина до корпорации-гиганта. Все компании ведут разнообразные бизнес- и ИТ-процессы, но плюсы, получаемые от различных способов автоматизации, универсальны. Автоматизировать процессы необходимо, когда в организации:

  • слишком много рутины;
  • огромные массивы информации;
  • сложные каналы общения между сотрудниками и с клиентами;
  • критичны сроки решения задач;
  • жесткое соблюдение стандартов и норм;
  • значительный объем задач;
  • ручное управление слишком сложно;
  • бизнес-процессы оказывают заметное влияние друг на друга.

Легче всего автоматизировать ручные задачи в таких важных сферах, как информационные центры и облачные технологии. Автоматизация позволяет наиболее эффективно использовать потенциал облаков, контейнеров и микросервисов, сводя к минимуму человеческий фактор и сопутствующие ему ошибки.

Среди бизнес-процессов тоже легко найти те, которые возможно автоматизировать. Это: работа со сделками и воронками продаж, электронные рассылки, документооборот, все виды учета. Малый и средний бизнес может внедрять готовые облачные решения, привлекая своих сисадминов или небольшую команду-аутсорсера. Для реализации проектов крупных организаций требуется внушительный бюджет и штатный отдел разработки. Благодаря автоматизации сотрудники могут не только создавать, но и далее работать над проектами:

  • добавлять информацию в БД;
  • создавать напоминания;
  • выставлять счета и принимать клиентские платежи;
  • согласовывать заказы с бухгалтерским и складским отделами.

Автоматизация собирает важную информацию, которую аналитическая система использует для выявления слабых мест. В свою очередь менеджеры заняты основной работой и не отвлекаются на рутинные дела, что ускоряет заключение сделок и позволяет наладить полноценное общение с клиентами.

Уровни автоматизации процессов

Автоматизация всех ИТ-процессов выполняется на 5 уровнях.

НазваниеОписаниеПримеры
ОсновнаяИспользование простых инструментов и систем, упрощающих учет и управление данными (электронные таблицы, БД)Kassa24, Trello и т. д.
ЧастичнаяВнедрение систем, способных автоматизировать конкретные ИТ- и бизнес-процессы«Битрикс24», «1С: Управление Торговлей» и т. д.
ИнтегрированнаяОбеспечение взаимодействия отдельных автоматизированных систем, что упрощает обмен информацией и рабочие процессыSAP Business One, Oracle E-Business Suite и т. д.
РасширеннаяВнедрение новейших технологий и роботизированных систем для возможности автоматизировать сложные процессы, протекающие на высоких уровняхUiPath, WorkFusion и т. д.
ПолнаяЧеловеческий фактор почти или полностью отсутствует. Полная автоматизация и оптимизацияSalesforce, SAP Business One и т. д.

На чем основана автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов основана на пяти ключевых моментах:

  1. Сбор данных и их анализ для применения в бизнесе.
  2. Интеграция систем в единую ИТ-структуру.
  3. Внедрение новейших технологий в процессы.
  4. Обучение и поддержка пользователей инфраструктуры.
  5. Мониторинг процессов для их дальнейшей оптимизации.

На автоматизированные системы возлагают рутинные задачи, например: обработка заказов либо документации, управление инвентаризационными процессами и т. д. Люди остаются свободными для решения творческих вопросов.

Автоматизация основана на трех принципах. Согласованность позволяет координировать действия, интеграция органично встраивает процессы в среду предприятия, независимость минимизирует вмешательство человека.

Цели автоматизации

К главным целям автоматизации относятся:

  • Повышение эффективности. Задачи выполняются быстрее, количество ошибок сокращается, производительность повышается. В результате компания оптимизирует расходы на ресурсы и увеличивает эффективность работы.
  • Увеличение прибыли. Сокращение затрат на ресурсы может привести к значительному экономическому росту.
  • Оптимизация бизнес-процессов. За счет оптимизации ускоряются бизнес-процессы, сокращаются расходы и повышается производительность.
  • Увеличение конкурентоспособности организации за счет повышения производительности и качества работы бизнеса.
  • Улучшение качества обслуживания клиентов в результате высвобождения времени, ранее занятого рутинными процессами.
  • Повышение качества продукта за счет уменьшения количества ошибок и увеличения точности решения задач.

В результате автоматизации повышается прозрачность бизнеса, уменьшается хаотичность в управлении организацией, идет качественный сбор и анализ информации, почти исчезают ошибки, связанные с человеческим фактором, повышается слаженность работы команды.

Системы автоматизации ИТ-процессов

За автоматизацию отвечают специализированные системы. CRM выступают в качестве каналов связи с клиентами, с помощью ERP управляют складом и производством, а посредством OLAP обрабатывают и анализируют данные. Автоматизированные системы подразделяются на 3 типа:

  • Неизменяемые — заданный порядок действий не изменяется.
  • Программируемые — действия и их порядок изменяются в зависимости от определенного ПО.
  • Самонастраиваемые, или гибкие — здесь ситуация анализируется, и в зависимости от этого определяется конкретный порядок действий.

Также автоматизированные системы могут быть комбинированными, сочетая в себе функционал двух или более типов.

Как успешно реализовать автоматизацию

Для успешной автоматизации ИТ-процессов необходимо внимательно проанализировать все процессы, протекающие в организации, чтобы выявить возможности развития и определить приоритеты. После этого выбрать соответствующие технологии и инструментарий и объединить системы друг с другом. Это существенно упростит процессы, уменьшит ошибки и ускорит решение задач. Руководство предприятия должно оказывать всестороннюю поддержку автоматизации, участвовать в определении стратегического направления и контролировать результаты. Сотрудников придется обучить новым навыкам, т. к. изменятся все бизнес-процессы. Необходимо постоянно проводить мониторинг, чтобы своевременно находить ошибки и выявлять возможности для оптимизации. Также нужно учитывать изменения в бизнесе и будущее расширение организации. Не менее важно оценить потенциальные риски, связанные с использованием продвинутых технологий, и разработать пути управления ими. Все этапы необходимо тщательно контролировать.

Заключение

Автоматизация ИТ-процессов является неотъемлемой частью развития современных организаций. Она ускоряет и оптимизирует работу, повышает качество и надежность процессов, а также сокращает затраты на их поддержку и сопровождение. Вместе с этим требуются серьезные усилия и инвестиции как в технологическое оборудование, так и в квалификацию персонала. Поэтому, принимая решение об автоматизации ИТ-процессов, необходимо тщательно оценить все риски и выгоды, а также учесть особенности своей организации и ее бизнес-процессов. Компания «АйТиСпектр» готова предложить вам свою помощь в вопросах автоматизации, а также оказать полноценную ИТ-поддержку.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Оставить комментарий