Вводная

К нам обратилось маркетинговое агентство, сотрудники которого ежедневно работают с большим количеством клиентских IT-ресурсов.

У каждого клиента — свои сайты, рекламные кабинеты, системы аналитики, CRM, социальные сети, хостинги и другие сервисы. Плюс собственная инфраструктура самого агентства.

Со временем количество учётных записей выросло настолько, что привычный способ хранения паролей перестал справляться с задачей.

Сотни доступов хранились в таблицах.

Одни сотрудники добавляли новые пароли, другие меняли существующие. Где-то появлялись копии таблиц, где-то забывали изменить данные после смены пароля.

А главное — невозможно было нормально определить, кто и к каким паролям должен иметь доступ.

Клиент поставил перед нами задачу: создать единую защищённую систему хранения корпоративных и клиентских доступов.

Было

Исторически учётные данные накапливались в таблицах. Пока компания небольшая, такая схема кажется удобной. Но с ростом количества сотрудников, клиентов и сервисов появились системные проблемы.

Пароли хранились децентрализованно

Существовали различные таблицы и списки с логинами, паролями, адресами сервисов, доступами клиентов и внутренними учётными записями.

Не всегда было понятно, какая информация актуальна.

Отсутствовало разграничение прав

Если сотрудник получал доступ к таблице, зачастую он видел значительно больше информации, чем требовалось для его работы.

Например, специалисту, работающему с одним клиентом, потенциально могли быть доступны учётные данные других проектов.

Изменения сложно контролировать

Пароль могли изменить, переименовать запись, перенести в другую таблицу или забыть сообщить коллегам.

В результате сотрудники иногда тратили время не на работу с клиентом, а на выяснение: «У кого сейчас актуальный пароль?»

Проблемы

1. Риск компрометации клиентских данных

Для маркетингового агентства пароль — это зачастую доступ не просто к сервису. Это может быть доступ к сайту клиента, хостингу, рекламному кабинету, аналитике, CRM, корпоративной почте, социальным сетям, доменам и другим критичным системам. Компрометация одной таблицы могла потенциально открыть доступ сразу к большому количеству ресурсов.

2. Нельзя нормально разграничить доступ

Не каждому сотруднику нужны все пароли. Аккаунт-менеджеру необходим один набор доступов, техническому специалисту — другой, руководителю — третий. В обычной таблице реализовать полноценную модель прав доступа крайне сложно.

3. Риски при увольнении сотрудников

Если сотрудник имел доступ к общей таблице, после его ухода невозможно просто «забрать назад» уже увиденные им пароли. Приходится определять, какие учётные данные он знал, и вручную менять их.

4. Нет единого источника актуальных данных

Когда существует несколько таблиц и копий, возникает вопрос: какой пароль сейчас правильный? Это создаёт лишние обращения, задерживает работу и увеличивает вероятность ошибок.

Решение

Для задачи выбрали корпоративный менеджер паролей Passwork.

Важным требованием было не просто приобрести программу, а предоставить клиенту полностью готовую систему, которой сотрудники смогут начать пользоваться сразу после внедрения.

Passwork + собственный виртуальный сервер + защищённый доступ + 2FA + структура хранилищ + разграничение прав + обучение.

Сделали

1. Подобрали и поставили Passwork

Подобрали подходящую редакцию Passwork и поставили программный продукт клиенту. В отличие от хранения паролей в обычных таблицах, система позволяет централизованно управлять корпоративными учётными данными и распределять доступ между пользователями.

2. Развернули отдельный виртуальный сервер

Для системы выделили отдельный виртуальный сервер в облачной инфраструктуре. Подготовили сервер, установили необходимое окружение, развернули Passwork, выполнили публикацию сервиса, настроили сетевой доступ и проверили работу системы. Клиент получил собственный экземпляр системы, а не ещё одну общую таблицу или публичный сервис. Для подобного решения ориентировочная стоимость базового виртуального сервера составляет порядка 1 000–1 500 ₽ в месяц в зависимости от требуемых ресурсов и дополнительных опций.

3. Защитили вход двухфакторной авторизацией

Одного пароля для доступа к хранилищу недостаточно. Поэтому для пользователей настроили двухфакторную аутентификацию (2FA). Теперь даже если пароль сотрудника будет скомпрометирован, для входа потребуется второй фактор подтверждения.

4. Создали структуру хранения

Вместо единой таблицы сформировали логичную структуру хранилищ: клиенты → конкретный клиент → категория сервисов → учётные данные. Отдельно организовали внутренние доступы самого агентства. Теперь сотруднику не нужно искать пароль среди сотен строк — доступы структурированы по назначению и проектам.

5. Разграничили права сотрудников

Настроили роли и права доступа. Теперь сотрудник видит только те хранилища и учётные данные, которые необходимы ему для работы. Команда проекта получает доступ только к своему клиенту, технические специалисты — к техническим ресурсам, руководители — к необходимому набору хранилищ, а администратор управляет структурой и правами.

6. Создали первых пользователей

Завели сотрудников в систему и назначили необходимые права. Проверили авторизацию, 2FA, доступность разрешённых хранилищ и отсутствие доступа к закрытым разделам.

7. Обучили администратора

Ответственного сотрудника клиента обучили создавать пользователей и хранилища, назначать права, добавлять и изменять пароли, закрывать доступ сотрудникам и поддерживать структуру системы по мере появления новых клиентов. После передачи проекта клиент может самостоятельно управлять системой.

Результат в цифрах

15 часов — заняло внедрение системы

≈45 000 ₽ — стоимость инженерных работ

≈35 000 ₽ — стоимость программного продукта в конфигурации клиента

≈80 000 ₽ — первоначальные затраты клиента на готовое решение без учёта небольшой регулярной стоимости облачной инфраструктуры

от ~1 000 ₽/мес. — ориентировочная стоимость базового виртуального сервера

2FA — дополнительный уровень защиты доступа

Было → Стало

Параметр	Было	Стало
Хранение паролей	Таблицы и списки	Единый Passwork
Актуальность данных	Несколько версий, возможна путаница	Единый источник актуальных доступов
Права сотрудников	Доступ к таблице целиком	Разграничение по пользователям и хранилищам
Доступы клиентов	Смешаны с другими данными	Структурированы по клиентам и проектам
Защита входа	Доступ к файлу/таблице	Авторизация + 2FA
Увольнение сотрудника	Необходимо выяснять, к чему он имел доступ	Учётную запись можно оперативно отключить
Добавление сотрудника	Передача таблиц и ссылок	Назначение конкретных прав
Работа из разных мест	Зависит от расположения файлов	Защищённый доступ к системе через интернет
Управление	Практически отсутствовало	Централизованное администрирование
Масштабирование	Чем больше клиентов, тем больше хаоса	Новые клиенты добавляются в существующую структуру

Стало

В результате клиент получил не просто менеджер паролей, а собственную централизованную систему управления корпоративными и клиентскими доступами.

• все актуальные пароли находятся в одном месте;
• клиентские доступы структурированы;
• сотрудники видят только необходимые им данные;
• вход дополнительно защищён 2FA;
• при появлении нового сотрудника ему назначаются конкретные права;
• при увольнении доступ централизованно закрывается;
• администратор самостоятельно управляет пользователями;
• система доступна сотрудникам из любой точки при наличии разрешённого защищённого доступа.

И главное — количество клиентов агентства теперь может расти без пропорционального роста хаоса в паролях.

Итог

Проект занял около 15 инженерных часов.

При первоначальных затратах порядка 80 000 рублей клиент получил полностью готовую систему: от лицензии и виртуального сервера до настройки безопасности, пользователей и обучения администратора.

Для маркетингового агентства это решило сразу две задачи.

Первая — безопасность: клиентские доступы больше не хранятся в обычных таблицах без нормального разграничения прав.

Вторая — управляемость: теперь понятно, где находится актуальный пароль, кто имеет к нему доступ и кому этот доступ необходимо закрыть.

Это небольшой по стоимости и срокам проект, который существенно снижает один из самых неприятных рисков для компаний, работающих с большим количеством клиентских учётных данных.

Пароли вашей компании всё ещё хранятся в Excel или Google-таблицах?

Поможем организовать централизованное корпоративное хранилище паролей: подберём решение, развернём сервер, настроим защищённый доступ, 2FA и права сотрудников.

В результате вы получите готовую систему под ключ, а не просто купленную лицензию.