Что такое IT аутсорсинг простыми словами. Преимущества и недостатки аутсорсинга

Что такое аутсорсинг простыми словами

Понятие «аутсорсинг» пришло из английского языка. Выражение outer-source-using, сокращенное до outsourcing, означает «использование внешних ресурсов». Говоря простыми словами, аутсорсинг — это передача компанией определенных функций сторонним исполнителям. Крупные фирмы делегируют задачи по предоставлению клининговых, ремонтных, охранных, транспортных услуг, организации питания. Малый и средний бизнес — по оказанию юридических, бухгалтерских услуг, IT-обслуживанию. К главным условиям аутсорсинга относятся делегирование рутинных задач, не требующих участия ключевых сотрудников компании, на основании договора.

Об IT-аутсорсинге

Благодаря аутсорсингу в IT-сфере компания может быстро решить вопрос поиска грамотных специалистов, а также сэкономить на покупке оборудования и ПО. Сторонний исполнитель выполняет следующие функции:

• подключает и настраивает новое оборудование;
• устанавливает и обновляет софт;
• проектирует с нуля и оптимизирует действующую ИТ- инфраструктуру;
• налаживает компьютерные сети и управляет ими;
• ремонтирует оборудование и устраняет сбои в работе ПО;
• проверяет безопасность информационной системы;
• консультирует сотрудников фирмы.

Развитие аутсорсинга в России идет полным ходом. Например, такие компании, как «Роснефть», «Сбербанк» и многие другие, пользуются услугами внешних фирм и создают дочерние предприятия, передавая им полномочия в IT-сфере. Из вышесказанного следует, что ИТ-аутсорсинг необходим практически каждой организации, где есть компьютеры.

IT-аутсорсинг — виды услуг

IT-аутсорсинг нужен для того, чтобы профессионально проектировать, настраивать и поддерживать стабильность бизнес-процессов, управлять ими, а также оказывать техническую и консультационную поддержку пользователям. Чтобы достичь этих целей, деятельность сторонних организаций подразделяют на 3 вида:

1. Стратегический. Организация передает подрядчику управление всей ИТ-инфраструктурой (от мониторинга работы до ликвидации сбоев и установки обновлений).
2. Сервисный. Сторонняя фирма выполняет лишь определенные договором работы, например, обслуживает серверы либо специализированное ПО. Остальными функциями занимается штатный сисадмин.
3. Ресурсный. Компания делает вызов IT-специалиста для выполнения разовых работ — настройка сервера, программы, оргтехники, устранение сбоя и т. д.

Аутсорсер после обращения к нему клиента выявляет его потребности и в зависимости от этого определяет направление работы. Это может быть:

1. Комплексный IT-аудит. Сторонний исполнитель выявляет возможные угрозы и риски при анализе работы ИТ-инфраструктуры. После чего решает, стоит ли оптимизировать последнюю, чтобы снизить расходы на содержание и повысить эффективность. Дает рекомендации, как это сделать.
2. Абонентское обслуживание компьютеров. Аутсорсер настраивает, обслуживает (включая ремонт) необходимое ИТ-оборудование.
3. Администрирование серверов. Внештатный сотрудник настраивает и управляет работой арендованных либо собственных серверов компании.
4. Удаленный системный администратор. Грамотный айтишник поддерживает деятельность ИТ-инфраструктуры в работоспособном состоянии. Он лично либо удаленно настраивает доступ к учетным записям, поддерживает бесперебойное функционирование техники и программ на компьютерах работников фирмы.
5. Программирование. Задачи по разработке или обновлению ПО лучше возложить на внештатного профессионала, работающего сдельно, т. к. подобные действия требуются нечасто.

Также внешним специалистам можно доверить администрирование и развитие интернет-портала компании. Они будут наполнять сайт контентом, совершенствовать дизайн, улучшать SEO-показатели. Правильное делегирование функций внештатным сотрудникам и своевременный контроль их работы, могут повысить эффективность и одновременно сократить расходы организации на 30—50%.

Какие виды IT-деятельности нельзя отдавать на аутсорсинг

Крупные организации, решение стратегически важных задач, обычно осуществляют самостоятельно. Они занимаются развитием деятельности и ключевыми моментами управления, чтобы всегда иметь возможность изменить IT-инфраструктуру в соответствии с требованиями рынка и особенностями бизнеса, а также перспективами его развития. Штатные специалисты::

• Разрабатывают и оптимизируют архитектуру фирмы (ИТ-аутсорсеры могут помочь в проектировании и развитии).
• Внедряют автоматизированные режимы бизнес-процессов для более быстрого и эффективного реагирования.
• Определяют стратегию развития системы в целом.

Подрядчик, в свою очередь, может организовать Service Desk, службу обслуживания для общения с пользователями и оперативного решения ИТ-проблем. Также ему часто доверяют управлять IT-инфраструктурой и бизнес-программами, администрировать сети и серверы, оказывать техническую поддержку и повышать эффективность рабочих мест.

Преимущества и недостатки IT-аутсорсинга

Любой формат бизнес-деятельности имеет свои преимущества и недостатки. Не избежал этого и IT-аутсорсинг. Вооружившись представленной ниже информацией, вы решите, какие задачи можно делегировать ИТ-компаниям, а что необходимо поручить штатным сотрудникам. Описанные нами плюсы и минусы относятся к аутсорсингу в общем и к IT-аутсорсингу в частности.

Преимущества для заказчика услуг:

• Возможность плотно заниматься основными видами деятельности, экономя ресурсы (силы и время), которые раньше уходили на дополнительные работы.
• Более квалифицированное обслуживание. Айтишные компании, поддерживая конкурентоспособность, много сил отдают развитию, образованию и получению разнообразного опыта.
• Гарантированный результат. Аутсорсер не желает получить реальный штраф за невыполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
• Сокращение финансовых расходов. Сторонним специалистам организация платит указанную в договоре сумму, без премиальных, больничных, взносов в различные фонды.
• Отсутствие социальной ответственности при смене внештатных сотрудников. Расторжение договора с аутсорсером — это не увольнение работника, поэтому работодатель не предоставляет отчеты центру занятости и не выплачивает компенсации.
• Минимизация обязательств перед налоговой службой. В соответствии с позицией последних штатные работники приносят прибыль организации, а сотрудничество с аутсорсерами расценивается как прямые расходы.
• Оперативная замена заболевшего или ушедшего в отпуск айтишника.

Минимум сотрудников в штате позволяет компании быть мобильной и приспособленной к рыночным изменениям. Вместо увольнения либо сокращения работников можно быстро отказаться от услуг прежнего IT-аутсорсинга и заключить договор с другой фирмой.

Наряду с очевидными преимуществами такая форма организации бизнес-процессов обладает и явными недостатками:

• Строгое соблюдение условий договора. Штатного сисадмина можно «под завязку» загрузить различными обязанностями, тогда как внештатный специалист работает строго в рамках контракта.
• Необходимость глубоко «погружать» аутсорсера в специализацию компании, и соответственно, раскрывать ему ценные данные и секреты бизнеса, что чревато опасностью столкнуться с недобросовестными специалистами.
• Невозможность оперативно оценить по своим стандартам квалификацию стороннего специалиста, сотрудничество с которым зачастую начинается с отзывов партнеров или конкурентов.
• Возникновение конфликтов между штатными и внештатными сотрудниками.
• Возможные простои из-за ожидания приезда IT-аутсорсера.

Плюс ко всему руководитель ИТ-отдела или организации в целом должен постоянно и непосредственно контролировать выполнение услуг аутсорсинговой компанией. Иначе при исполнении контракта могут возникнуть некоторые сложности, когда сторонние исполнители:

• намеренно не выполняют оговоренные договором функции либо скрыто противодействуют их реализации, чтобы получить дополнительную прибыль, не тратя время и силы;
• причиняют ущерб (умышленно либо случайно) вследствие невысокой квалификации айтишников из штата заказчика;
• не выполняют свои обязанности из-за низкого уровня организации рабочих процессов фирмы-клиента.

Изучив основные плюсы и минусы делегирования каких-либо функций, вы сможете четко определить для себя, что можно отдать на ИТ-аутсорсинг, а какие дела оставить в ведении штата.

Что лучше — IT-аутсорсинг или услуги штатного сисадмина

С одной стороны, чтобы обеспечить бесперебойную работу компьютерной сети маленького предприятия, достаточно единственного системного администратора. С другой стороны, иногда для него за целый день не находится дел, к тому же он не заинтересован в стратегическом развитии ИТ-инфраструктуры, а выполняет зачастую только рутинные задачи. В отличие от этого, аутсорсинговая компания предлагает различную IT-поддержку вне зависимости от размера организации-заказчика, успешно решая разовые и комплексные задачи. К тому же внештатный исполнитель регистрирует все заявки и затем анализирует их, чтобы повысить качество сервиса.

Заключение

Передача IT-услуг на аутсорсинг — это наиболее привлекательный выход, когда организации необходимо сосредоточиться на выполнении специализированных задач, не отвлекаясь на решение дополнительных вопросов. Обратитесь за квалифицированной помощью в компанию «АйТи Спектр». Зная все недостатки присущие при работе в формате ИТ аутсорсинга, превращаем их в преимущества. Воспользуйтесь нашим огромным опытом, а также ценной копилкой знаний и проверенных решений. Мы проанализируем вашу ИТ-инфраструктуру и предложим наилучшие пути ее поддержки и оптимизации. Контролируем работу оборудования и ПО, окажем всестороннюю техническую поддержку.