Аутсорсинг, аутстаффинг и подряд: в чем разница и за что платит бизнес

Компания решает не держать айтишника в штате и выходит на рынок за внешним исполнителем. В коммерческих предложениях, которые приходят в ответ, будут стоять три разных слова: аутсорсинг, аутстаффинг и подряд. Нередко с похожими цифрами внизу.

Разница между ними становится заметна месяца через три-четыре после начала работы. На этапе подписания договора она почти не видна — все три исполнителя обещают, что ИТ будет работать.

А потом выясняется, что за одни вещи исполнитель отвечает, а за другие даже не должен был.

Что такое аутсорс простыми словами

Аутсорс — это передача целой функции наружу. Компания перестает заниматься направлением своими силами и покупает готовое состояние: работающие компьютеры, работающую почту, работающую 1С. Каким количеством людей исполнитель это обеспечивает — его внутренняя кухня.

Если объяснять аутсорс простыми словами, вы покупаете результат, а способ его достижения остается на стороне подрядчика. Аутсорсинговая компания сама решает, сколько инженеров выделить, кого отправить на выезд, кто подстрахует в отпуске основного специалиста.

В договоре у такой схемы обычно есть SLA — время реакции на заявку, срок решения, доступность сервисов. Это тот пункт, за который потом можно спросить формально, по бумаге, без разговоров о том, что все очень старались.

Аутстаффинг: аренда специалиста в вашу команду

Аутстаффинг устроен иначе. Вы получаете конкретного человека, который работает по вашим задачам внутри ваших процессов. Юридически он оформлен у поставщика, фактически подчиняется вам.

Задачи ему ставите вы. Загрузку планируете тоже вы. Если задача была сформулирована неверно и месяц ушел впустую, это ваша зона ответственности, поставщик здесь ни при чем.

Что закрывает поставщик — кадровый вопрос: поиск, оформление, замену при увольнении, зарплатную бухгалтерию. Схема удобна, когда компетенция понятна, нужны руки под нее, и внутри компании есть кому эти руки направлять.

Подряд работает по границам проекта

Подряд — это разовая работа с началом и концом. Перевести почту на российский сервис, развернуть сервер, настроить сеть в новом офисе, мигрировать базы 1С. Есть техническое задание, срок и сумма.

После сдачи работы отношения заканчиваются. Сопровождать сделанное дальше будет либо кто-то другой, либо никто. Этот момент регулярно упускают на этапе согласования сметы.

Подряд хорошо закрывает конечные задачи и плохо закрывает текучку. Если через неделю после сдачи что-то отвалилось, придется договариваться заново или ждать реакции по остаточному принципу.

За что вы платите в каждой схеме

Сравнивать эти три схемы по одной цифре в месяц бесполезно — предмет оплаты в них разный.

В аутсорсинге вы платите за доступность функции. В стоимость заложена подстраховка на время отпусков и болезней. Запас по компетенциям под нестандартные задачи и то, что кто-то держит в голове вашу инфраструктуру целиком. Услуга ит аутсорсинга дороже голой почасовой ставки именно поэтому: в ней сидит ответственность за результат.

В аутстаффинге вы платите за время конкретного человека. Ставка обычно прозрачнее, но управленческая нагрузка остается внутри компании. Простой оплачивается так же, как работа — если инженеру месяц нечего делать, деньги все равно уходят.

В подряде вы платите за результат с границами. Смета известна заранее, риск по срокам обычно на исполнителе, а все, что не попало в техническое задание, оплачивается отдельно. Именно поэтому качество ТЗ в подряде определяет итоговую сумму сильнее, чем ставка исполнителя.

Отдельная статья расходов, которую почти никогда не считают, — время руководителя. В аутстаффинге его требуется заметно больше, чем в аутсорсинге. И на дистанции в год эта разница бывает сопоставима с разницей в цене договора.

У аутстаффинга есть и юридическая рамка, о которой вспоминают редко. Заемный труд в России ограничен законом, и оформление отношений здесь стоит смотреть внимательнее, чем в аутсорсинге, где предметом договора выступает услуга, а персонал в нем вообще не фигурирует.

Кто отвечает, когда что-то встало

Разница между схемами резче всего проявляется в момент аварии.

В аутсорсинге на этот случай есть регламент: время реакции зафиксировано, дежурство и эскалация — забота исполнителя. Если сервер лег в нерабочее время, вопрос, кто этим займется, решается на стороне подрядчика.

В аутстаффинге вы упираетесь в график конкретного человека. Он в отпуске, на больничном или просто закончил рабочий день — задача ждет до завтра. Поставщик обязан заменить сотрудника при увольнении, но закрывать вечернюю аварию он не обязан, если это отдельно не прописано.

В подряде аварийных обязательств нет вовсе. Есть гарантийный срок на выполненные работы, и он покрывает дефекты самой работы. Проблемы, которые возникли рядом с ней, под гарантию обычно не попадают. Даже если для директора это выглядит как одна и та же поломка.

Три типичных промаха при выборе

Самый частый — заказать аутстаффинг в ожидании аутсорсинга. Компания берет инженера в аренду и ждет, что он сам разберется, что в инфраструктуре горит, и придет с планом работ. Инженер ждет задач. Через пару месяцев обе стороны недовольны, пусть формально каждый делает то, о чем договорились.

Обратная ошибка встречается реже, но обходится дороже: под аутсорсинговым договором ждут выделенного человека, который сидит в офисе с девяти до шести. В аутсорсинге ресурс распределяется по потоку заявок, и в спокойный месяц инженера можно вообще не увидеть вживую — при том что мониторинг, обновления и резервные копии шли своим чередом.

Третий промах — закрыть подрядом то, что по сути является постоянной функцией. Сеть развернули, сервер поставили, документацию получили. Дальше инфраструктура живет без присмотра до первой аварии. И стоимость этой аварии обычно перекрывает всю экономию на сопровождении.

Что смотреть в договоре до подписания

Предмет договора нужно прочитать буквально. В аутсорсинге предметом выступает услуга с измеримым результатом, в аутстаффинге — предоставление персонала, в подряде — конкретный объем работ. Три разные формулировки означают три разных набора обязательств. По ходу работы они сами собой не меняются — для этого нужно допсоглашение.

Дальше по важности идет ответственность за простой. В аутсорсинговом договоре она обычно выражена через SLA и штрафы за его нарушение. В двух других схемах такой ответственности чаще нет вовсе, и это нормально для их природы — важно просто не ждать от них того, чего там не написано.

Третий пункт — что происходит при расставании: кому принадлежат доступы, в каком виде передается документация, сколько длится переходный период. Этот раздел пишут в момент, когда отношения хорошие, а перечитывают, когда они уже испортились.

После расставания с исполнителем

Про этот пункт вспоминают в момент, когда решение о смене подрядчика уже принято.

Если компания использует подряд, у компании остается результат и, если повезло с исполнителем, документация. При аутстаффинге остается ровно то, что человек успел передать вашим сотрудникам: знания уходят вместе с ним. С аутсорсингом все немного иначе: в норме остается описанная инфраструктура — схемы, доступы, регламенты, история заявок.

Аутсорсинг ит инфраструктуры для предприятий без передачи документации на выходе превращается в зависимость от одного подрядчика. Новый исполнитель первые недели занимается археологией: выясняет, где что стоит и почему это работает именно так. Оплачивает эту археологию компания.

Как это выбирают на практике

Выбор схемы определяется двумя вещами: сколько у компании управленческого ресурса и насколько предсказуемы задачи.

Когда внутри есть человек, который умеет ставить ИТ-задачи и контролировать их выполнение, аутстаффинг дает гибкость и экономию. Без такого человека аутстаффинг превращается в оплату присутствия.

ИТ аутсорсинг предприятий чаще берут там, где нужна стабильность без управленческой возни: компания описывает требования к результату и дальше спрашивает по SLA. Подряд остается инструментом для разовых проектов — переездов, внедрений, миграций.

Размер компании тоже влияет. На двадцати рабочих местах отдельный ИТ-руководитель экономически не оправдан, и функцию логично закрывать целиком снаружи. Со ста рабочими местами внутри обычно уже есть кто-то, кто отвечает за ИТ, и тогда появляется смысл в гибридных вариантах.

Комбинация схем работает лучше, чем попытка натянуть одну на все задачи сразу. Постоянное сопровождение — по аутсорсингу, разовый проект — по подряду, а под нестандартную компетенцию на несколько месяцев можно взять конкретного специалиста в аренду.

Цена ошибки в выборе схемы

Ошибка в выборе схемы редко выглядит как ошибка. Она выглядит как «подрядчик не справляется» — при том что исполнитель делает ровно то, за что ему платят по договору.

Поэтому решение стоит принимать по другому вопросу: кто внутри компании отвечает за ИТ-результат. Если такого человека нет и не планируется, разумнее покупать функцию целиком. Если есть — можно брать руки и компетенции точечно, под конкретные задачи.

ИТ — это состояние, которое нужно поддерживать постоянно. Разовой закупкой оно не закрывается. Схема работы с внешним исполнителем определяет только одно: чьей головной болью это состояние будет в следующем году.