Инвентаризация ИТ-техники в компании: зачем и как ее провести

На вопрос, сколько ноутбуков числится за компанией, директор обычно называет цифру из штатного расписания — по одному на сотрудника. Реальное число почти всегда другое: часть техники лежит в шкафу с прошлого переезда, часть числится за уволившимся сотрудником, часть купили в обход учета, потому что срочно понадобилось прямо сейчас.

Разрыв между тем, что должно быть, и тем, что есть на самом деле, обычно никого не беспокоит — пока не приходится отвечать на конкретный вопрос: где сейчас находится ноутбук с базой клиентов, кто им пользуется и стоит ли на нем актуальный антивирус.

В этот момент выясняется, что ответа нет ни у кого.

Как техника теряется из виду

Компания обычно начинает с малого — десять компьютеров, один сервер, все на виду и легко пересчитать. Учет технике в такой ситуации не нужен: она вся помещается в голове у одного человека.

Дальше происходит рост. Открывается второй офис, нанимают удаленных сотрудников, кто-то уходит и уносит с собой ноутбук, который потом никто не забирает. Каждое отдельное изменение выглядит мелким и не заслуживающим отдельной записи.

Через пару лет в компании на сто рабочих мест уже никто не может назвать точное число единиц техники без обзвона отделов. Проблема не в конкретном сотруднике, который забыл записать один ноутбук. Проблема в том, что записывать это вообще было не заведено с самого начала.

Что скрывается за словом «инвентаризация»

Инвентаризация ИТ — это список: какая техника есть, где физически находится, за кем закреплена и какое программное обеспечение на ней стоит. Такой список нужен живым и постоянно обновляемым. Составленный один раз и убранный в архив, он устаревает почти сразу же — новую технику покупают, старую списывают, а список остается прежним.

В этот список попадают не только компьютеры и мониторы. Сетевое оборудование, серверы, лицензии на программы, доступы к облачным сервисам — все это тоже часть инфраструктуры компании, просто не такая заметная физически.

Отдельная категория — техника, которая формально принадлежит компании, но физически находится на удаленке у сотрудника. Без учета такая техника незаметно выпадает из поля зрения на месяцы, а иногда и на годы.

Три момента, когда отсутствие учета бьет по-настоящему

Первый — увольнение сотрудника. Без записи, какая техника закреплена за человеком, ее возврат превращается в вопрос доброй воли уволившегося. Формальной процедуры для этого попросту не существует, и часть техники так и остается у бывшего сотрудника.

Второй — переезд или расширение офиса. Без описи неясно, что реально нужно перевезти или докупить, а что уже лежит невостребованным на складе. Компании регулярно покупают новую технику, хотя старая просто потерялась среди коробок при прошлом переезде.

Третий — проверка или инцидент безопасности. Когда нужно быстро понять, на каких устройствах хранились определенные данные и кто имел к ним доступ, отсутствие учета превращает разбирательство в долгую и дорогую реконструкцию по памяти сотрудников.

Лицензии — невидимая часть инвентаризации

Учет техники без учета лицензий закрывает только половину задачи. Лицензия на программное обеспечение живет своей жизнью отдельно от компьютера, на который ее когда-то поставили: срок действия истекает, количество разрешенных установок ограничено, а привязка к конкретному сотруднику со временем теряется.

Компания нередко узнает о проблеме постфактум — при плановой проверке или при попытке обновить программу выясняется, что число активных установок давно превысило купленное количество лицензий. Разбираться, когда и кем была поставлена лишняя копия, приходится задним числом.

Ведение реестра лицензий рядом с реестром техники решает эту проблему заранее: видно, сколько лицензий куплено, сколько реально используется и когда истекает срок продления.

Куда уходит списанная техника

У списанной техники есть своя, отдельная проблема. Старые компьютеры и жесткие диски часто просто складывают в подсобке — работать на них уже нельзя, а выбросить жалко, вдруг пригодятся на запчасти.

Проблема не в захламлении кладовки. На дисках такой техники остаются данные: клиентские базы, переписка, пароли, сохраненные в браузере. Без учета никто не может сказать точно, сколько таких дисков накопилось за годы и что конкретно на них хранится.

Списание техники стоит фиксировать в том же реестре, что и покупку: когда устройство выведено из эксплуатации, прошли ли данные на нем гарантированное удаление, куда физически делся сам носитель. Без этой записи компания годами хранит риск утечки в собственной подсобке, даже не подозревая об этом.

Личные телефоны и техника, которую никто не считал

Отдельная слепая зона — техника, которая формально компании не принадлежит, но используется для работы. Личный телефон с рабочей почтой, личный ноутбук на удаленке, корпоративная SIM-карта в чужом устройстве.

Такая техника не попадает ни в один реестр, потому что реестр обычно составляют по документам о покупке. При этом рабочие данные на ней хранятся ровно так же, как на официально закупленном оборудовании — только контролировать их уже почти невозможно.

Если сотрудник с личным телефоном увольняется, рабочая почта и переписка в мессенджерах остаются на устройстве, которое компании не принадлежит и которое она физически не может ни забрать, ни проверить. Учитывать такие случаи сложнее, чем учитывать закупленную технику, но игнорировать их означает мириться с дырой, размер которой никто даже не оценивал.

Инвентаризация и бюджет на технику

Без инвентаризации бюджет на ИТ-технику обычно планируют на глаз: примерно столько же, сколько в прошлом году, плюс запас на непредвиденное. Такой подход одинаково плохо работает в обе стороны — либо закупают с запасом технику, которая потом простаивает, либо экономят там, где реально не хватает мощностей.

С точным списком видно, какая техника подходит к концу срока службы в этом году, а какая — только через два. Закупки превращаются из угадывания в планирование: видно, сколько денег понадобится и когда именно, а ссылка на внезапную поломку перестает быть единственным аргументом в разговоре с руководством.

Инвентаризация как основа для решений

Без точного списка техники любое управленческое решение об ИТ строится на догадках. Обновлять компьютеры или чинить старые, докупать технику или перераспределить уже имеющуюся, хватит ли лицензий на новых сотрудников — на все эти вопросы нельзя ответить, не зная реальной картины.

Инвентаризация помогает увидеть закономерности, которые не видны по отдельным заявкам. Например, что один и тот же тип ноутбука постоянно выходит из строя раньше срока, или что в одном отделе технику меняют вдвое чаще, чем в остальных — а значит, там либо изношенное оборудование, либо накопившаяся проблема с обращением с ним.

Аудит ИТ-инфраструктуры обычно начинается именно с инвентаризации: невозможно оценить состояние сети, серверов и безопасности, не понимая для начала, из чего вся эта инфраструктура физически состоит.

С чего начинать наведение порядка

Первый шаг — простой список: что есть, где находится, за кем закреплено. Специализированная программа для этого не обязательна с самого начала — подойдет даже обычная таблица, и с нее можно постепенно переходить на более удобные инструменты.

Второй шаг — правило, что любая новая единица техники попадает в список сразу при покупке, а любое увольнение сопровождается сверкой закрепленной техники. Без этого правила даже подробно составленный список устаревает за первые же месяцы.

Третий шаг — периодическая сверка списка с реальностью. Разовая перепись раз в несколько лет для этой задачи не годится: расхождения успевают накопиться в нечто большое и трудноразбираемое. Раз в квартал уже достаточно, чтобы список оставался близким к реальному положению дел.

Компания не обязана точно знать в моменте, сколько у нее единиц техники, до тех пор, пока это не понадобится. Обычно это понадобится в самый неудобный момент — при проверке, увольнении ключевого сотрудника или разборе инцидента. Учет, который велся заранее, в такой момент экономит недели работы задним числом.