Автоматизация бизнеса: ТОП-7 типичных ошибок

Автоматизация бизнеса может стать ключом к повышению эффективности работы сотрудников и увеличению прибыли. Но, чтобы она достигла своих целей, необходимо правильно подойти к ее организации. Руководство часто допускает множество неочевидных ошибок, которые нарушают весь процесс и сводят все плюсы автоматизации к нулю. Данные обрабатываются слишком долго, деятельность фирмы замедляется, моральный дух сотрудников падает вместе с неудовлетворенностью клиентов. Правильно организованное внедрение изменений увеличит качество и скорость процессов и позволит достичь поставленных целей.

В любой деятельности необходимо знать о «подводных камнях». В этой статье речь пойдет о типичных ошибках, которые мешают корректно запустить автоматизацию бизнеса.

Что нужно сделать перед запуском автоматизации бизнеса

Для достижения успеха необходимо прежде всего сфокусироваться на проектах, способных дать четкий и измеримый результат. Оценке подлежит не только потенциал проекта, но и реальные показатели, которые можно будет отслеживать и анализировать. Такие результаты выражаются в увеличении прибыли, улучшении показателей эффективности, сокращении издержек или повышении удовлетворенности клиентов.

Важно убедиться, что у организации имеются все необходимые ресурсы для реализации выбранных проектов, которые включают в себя:

• финансовые средства;
• человеческие кадры;
• технологии;
• знания и опыт команды;
• временные рамки, достаточные для выполнения задач.

Без этого проект может столкнуться с трудностями, что приведет к задержкам, перерасходам бюджета или даже провалу автоматизации. 

Типичные ошибки: ТОП-7

Чтобы правильно внедрить изменения, необходимо знать типичные ошибки. Это поможет предотвратить их на раннем этапе или разработать наиболее эффективные пути устранения проблем.

Ошибка 1. Автоматизация хаоса

При расширении компании появляется все больше задач и процессов. Сотрудники допускают множество ошибок, рутина затягивает, и руководство решает автоматизировать бизнес-процессы. 

Ситуация	Проблема	Решение
Нанятая команда внедряет специальные алгоритмы, но времени на решение задач уходит еще больше, и хаос только увеличивается.	Отсутствие налаженных процессов и четкого маршрута согласования действий сотрудников	Перед началом автоматизации нужно четко обозначить и подвести под определенные стандарты бизнес-процессы, пути перемещения документов, механизмы согласования вопросов. Любой разработанный план необходимо сначала протестировать. Если все пройдет безупречно, можно запускать автоматизацию. В противном случае необходимо доработать план и только после положительных тестов внедрять изменения

Ошибка 2. Запуск автоматизации без участия аналитиков

Вторая ошибка заключается в том, что организация внедряет изменения без привлечения IT-аналитиков. Вместо них в деятельности принимают участие бизнес-аналитики.

Ситуация	Проблема	Решение
Бизнес-аналитики отвечают за описание всех процессов и запуск автоматизации, но не могут представить, как программы поведут себя в практической ситуации. В результате отсутствует внятное техническое задание и разработчики не понимают, что делать дальше	Без участия в запуске автоматизации IT-аналитиков процесс теряет скорость и эффективность. Если техническое задание вместо ИТ-аналитика составляет бизнес-аналитик, то он представляет лишь общие требования к системе. В итоге стоимость работ и определение исполнителя становятся непредсказуемыми.	Автоматизацию должна запускать команда, состоящая из руководителя проектов, бизнес-аналитиков и IT-аналитиков. Последние знают нюансы внедрения ПО, умеют получать от пользователей нужную для процесса информацию и способны написать корректное техническое задание.

Ошибка 3. Создание собственной команды разработчиков

После описания всех бизнес-процессов и создания технического задания необходимо передать это ТЗ разработчикам. На этом этапе организация решает сформировать внутренний отдел разработки, который и будет выполнять задание.

Ситуация	Проблема	Решение
Стараясь создать профильный ИТ-отдел, руководство несет большие расходы на поиск и обучение сотрудников, но не достигает поставленных целей	Слишком большие расходы на создание и развитие профильного ИТ-отдела	Обращение к аутсорсеру. Опытные разработчики на основании договора выполнят все специфичные задачи по запуску автоматизации и обеспечат техническую поддержку. Все затраты организации составит только оплата аутсорсинговых услуг.

Ошибка 4. Саботаж сотрудников

После запуска автоматизации руководство может столкнуться с проблемой саботажа со стороны сотрудников.

Ситуация	Проблема	Решение
Менеджеры и сотрудники не поддерживают автоматизацию бизнеса, аргументируя это наличием множества негативных моментов в грядущих изменениях. Сотрудникам не нравится повышение уровня прозрачности их работы	Руководство и менеджеры высшего звена не могут заинтересовать сотрудников во внедрении автоматизации	Недобросовестных сотрудников легко обнаружить с помощью введения прозрачной оценки эффективности трудовой деятельности и четких KPI. Эти показатели система рассчитывает в автоматическом режиме и отправляет отчет руководству. По результатам отчетов организация выстраивает мотивационную стратегию, где четко указаны все показатели эффективности и условия премирования сотрудников. Таким образом в компании остаются работать только действительно заинтересованные люди.

Ошибка 5. Разработка и продажа собственной системы автоматизации

Организация решает создать свою систему автоматизации, чтобы запустить ее продажи другим предприятиям.

Ситуация	Проблема	Решение
Компания несет большие затраты, организовывая процесс разработки новой системы, а созданный продукт не находит своего покупателя на рынке	Созданный продукт не учитывает нюансы бизнес-процессов других организаций. Покупатели требуют внести доработки, отражающие особенности их бизнеса, а для разработчика это слишком долгосрочная и дорогостоящая деятельность	Есть 2 варианта решения проблемы — отказаться от идеи продажи собственного продукта либо постепенно накапливать знания и опыт, чтобы со временем выйти на рынок с качественным продуктом.

Ошибка 6. Отсутствие интеграции новой системы с действующей инфраструктурой

Организация внедрила новую систему автоматизации, но она не способна интегрироваться с действующим ПО.

Ситуация	Проблема	Решение
В результате отсутствия интеграции наблюдаются постоянные сбои в работе сотрудников, рассинхронизация бизнес-процессов, дополнительные траты времени и ресурсов.	По завершении автоматизации отсутствует взаимодействие новых технологий со старым программным обеспечением. Иногда приходится вводить информацию вручную и некоторые процессы запускать заново	Необходимо запланировать интеграцию во время составления технического задания на автоматизацию. Следует учесть детали нового и прежнего ПО, прописать процесс синхронизации до мелочей и просчитать потенциальные издержки.

Ошибка 7. Ожидание результатов в короткие сроки

Организация успешно внедрила систему автоматизации, программное обеспечение работает, процессы налажены, люди довольны. Но наблюдаются отрицательные финансовые результаты.

Ситуация	Проблема	Решение
Затраты на поддержку новой системы автоматизации увеличиваются, а прибыль, которую ожидали при запуске, не растет, хотя бизнес полностью прозрачен и подконтролен	Некорректный учет расходов на поддержку нового ПО ведет к большим издержкам	Расходы на поддержку нового программного обеспечения необходимо спланировать перед запуском автоматизации. Необходимо рассчитать все возможные издержки и спрогнозировать приблизительный срок окупаемости.

Новая система не сразу принесет прибыль, и в первое время издержки будут заметно превышать экономию. Реальный эффект станет виден спустя месяцы, когда автоматизация постепенно начнет достигать своих целей.

Заключение

Автоматизация необходима, когда развитие бизнеса останавливается, а рост и управляемость достигают своего потолка. Только в этом случае организации следует выделять долю из прибыли и вкладывать ее в IT-подразделение и бизнес-процессы. На внедрение изменений компания тратит какое-то время. Чтобы не затягивать эту деятельность и не терять возможную прибыль, необходимо заранее определить основные бизнес-процессы и выбрать IT-продукты для их автоматизации. Если у вас возникают сложности с этим вопросом, обратитесь в компанию «АйТиСпектр» и получите качественную консультацию. Также наши сотрудники готовы предоставить вам услуги приходящего системного администратора.