Как улучшить взаимодействие между IT и бизнесом
Содержание:
Для обеспечения конкурентоспособности и устойчивого положения организации на рынке бизнес и ИТ-сфера должны плотно сотрудничать друг с другом. В последнее время отношения двух областей стали намного «теплее». Первым ключевым моментом, повлиявшим на это, стали расчет и требовательность клиентов, которым необходимы высокотехнологичные услуги. Вторым — глобализация, ведь правила современной бизнес-игры диктуют международные корпорации, а их идеи подхватывают другие игроки. И, когда гиганты внедряют новые технологии, они быстро распространяются на весь рынок.
Бизнес и IT — правила взаимодействия и роли ИТ
ИТ-сфера создает для бизнеса новые возможности, благодаря которым повышается эффективность и привлекательность организаций, выпускается лучшая продукция и осваиваются новые сегменты рынка. Компании становятся конкурентоспособными и устойчивыми. Отношения бизнеса и IT должны быть партнерскими и стремиться к синергетическому эффекту.
На ИТ-сферу возлагаются четыре основные роли:
- Эксплуатационная. Главная функция — эксплуатация и сопровождение уже внедренных проектов.
- Техническая. Специалисты только поддерживают и развивают IT-инфраструктуру.
- Универсальная. ИТ-подразделения выполняют широкий круг задач — от поддержки инфраструктуры до внедрения инноваций в бизнес-процессы.
- Инновационная. IT-сфера не только разрабатывает методы снижения издержек, но и реализует новые бизнес-модели, создает и выводит на рынок новые решения. В данном случае ИТ является партнером, реально помогающим выполнять стратегические задачи и достигать новых целей.
IT-сфера является для бизнеса центром затрат. Больше всего вложений требуют универсальная и инновационная роли. Но рост затрат компенсируется качеством ИТ-компетенций, что является важным фактором успешности организации. Поэтому важен баланс и окупаемость инвестиций. Сегодня бизнес все чаще назначает IT-сфере универсальную роль: организация продолжает заниматься стратегическими задачами без погружения в технологии, ИТ-служба — наоборот. Но постоянно растущая конкуренция неизбежно приведет к тому, что IT будет присвоена инновационная роль.
Зрелость ИТ-сферы
У ИТ-подразделения есть такой фактор, как уровень зрелости. Он определяется в зависимости от степени развития созданной IT-инфраструктуры:
- Базовый уровень. ИТ-инфраструктура управляется слабо, четкие стандарты и регламенты отсутствуют, данные разрознены, поддержка реагирует с опозданием.
- Стандартизированный уровень. Работа инфраструктуры стабильна и отлажена, управляется с помощью специальных инструментов, стандарты и регламенты активно применяются, новые решения внедряются быстрее, капитальные затраты заметно уменьшаются.
- Усовершенствованный уровень. Управление становится проактивным, т. е. направленным не только на устранение сбоев, но и на их предотвращение. IT-подразделение сосредоточено на развитии бизнес-систем и развертывании бизнес-процессов. Работа специалистов автоматизирована, что существенно уменьшает количество ошибок.
- Динамический уровень. Полная автоматизация и максимальная проактивность управления инфраструктурой, основой которой являются высокотехнологичные решения. На этом уровне реализуется модель «IT как услуга» IaaS. Специалисты обеспечивают компании любую ИТ-поддержку на основе внутренних и внешних сервисов, используя в числе прочих и облачные ресурсы. Бизнесу предоставляются новые возможности для получения прибыли.
ИТ-департаменты современных российских предприятий постепенно осуществляют переход со стандартизированного на усовершенствованный уровень зрелости.
Принципы успешного взаимодействия бизнеса и IT
Чтобы бизнес и ИТ-сфера успешно взаимодействовали, они должны работать слаженно и добиваться максимальной эффективности. На специалистах теперь лежит не только функция техподдержки, но и проактивное участие во всех бизнес-процессах. Повсеместно внедряется электронный документооборот (ЭДО), позволяющий быстро взаимодействовать с контрагентами в удаленном режиме. Чтобы бизнес и IT-подразделение смогли стать полноценными партнерами, необходимо в работе соблюдать следующие условия:
- Максимальная детализация задач. Задание должно быть подробным и содержать все нюансы, чтобы у исполнителя не возникало лишних вопросов.
- Точное определение ресурсов, необходимых для выполнения задачи — бюджета, времени сотрудников, требуемых компетенций, подрядчиков и нужного оборудования. После распределения задач по срочности и важности и назначения исполнителей составляется график выполнения работ. Это помогает эффективно организовать деятельность сотрудников и четко проинформировать заказчиков о решении их вопросов.
- Взятие в работу такого количества задач, которое в определенный срок могут решить сотрудники. Либо наем дополнительных исполнителей.
Главная проблема состоит в том, что бизнес и ИТ-специалисты разговаривают на разных языках. Связующим звеном между ними выступает бизнес-аналитик. Он собирает все данные, изучает требования заказчиков, составляет техническое задание и передает его исполнителям на понятном им языке. Если задача теряет свою актуальность, или инвестиционные затраты нецелесообразны, заказчик может отказаться от реализации проекта.
Как улучшить взаимодействие между ИТ и бизнесом
Чтобы улучшить взаимодействие между ИТ и бизнесом, необходимо организовать несколько моментов.
Разделение сотрудников
Для максимальной эффективности процесса нужно помнить, что люди делятся на интровертов и экстравертов. Учитывая этот фактор, сотрудников необходимо разделить на тех, кто непосредственно общается с пользователями, и тех, кому комфортнее выполнить техническое задание единолично или в тесной команде. Соответственно, первые решают задачи поддержки, вторые — разработки. Также существует третье звено, о котором говорилось выше — аналитики и тестировщики. Они взаимодействуют, с одной стороны, с разработчиками, с другой стороны, с заказчиками.
Использование определенных документов
Для стабильной работы ИТ-инфраструктуры необходимо использовать следующие документы:
- Подробная карта сервисов — поясняет, какие ресурсы задействованы при функционировании конкретных сервисов.
- База паролей.
- Сетевая карта — описывает техническое устройство сети.
Обычно штатному сисадмину достаточно сетевой карты. Но, если его по каким-либо причинам заменяет другой человек, бизнес-процессы могут приостановиться из-за нехватки рабочей документации. В этой ситуации более предпочтителен IT-аутсорсинг. Сотрудники сторонних ИТ-компаний готовят необходимые документы и, если заказчик меняет аутсорсера, у него есть все, что нужно для быстрого восстановления бизнес-процессов.
Постоянный мониторинг информационной системы
Вручную сложно мониторить информационную систему, ведь в этом случае практически невозможно обнаружить начало инцидента. В результате происходит потеря всей или части важной информации. А если еще и отсутствуют резервные копии, то ситуация становится критичной. Чтобы этого не произошло, необходимо внедрить систему мониторинга, функционирующую в режиме реального времени. Но штатные сисадмины не всегда занимаются этой проблемой вследствие халатного отношения к работе либо нехватки финансовых средств в компании на развитие данного направления. И здесь снова выручит ИТ-аутсорсинг. Специалисты установят в организации современные системы мониторинга, что поможет предотвратить инциденты и минимизировать их последствия.
Запуск системы учета заявок
Для четкого и своевременного исполнения заявок необходимо запустить специальную систему их учета. Все поступающие заявки сосредотачиваются в одном месте (а не складируются в электронном почтовом ящике и не принимаются по телефону) и распределяются по очередности и степени важности с выделением приоритетных задач. Сисадмин действует более свободно и упорядоченно, а пользователи четко понимают, когда их заявка будет принята в работу, решена и закрыта. Все это минимизирует серьезные сбои в бизнес-процессах.
Часто невозможно оценить реальную загруженность штатного сисадмина, в то время как с ИТ-аутсорсингом ситуация складывается по-другому. Сторонняя организация берет на себя обязательства выполнить четкий перечень услуг в заранее определенные сроки за конкретное вознаграждение. Ведение работ по регламенту позволяет постоянно контролировать и защищать систему, что минимизирует риск утечки информации и появления инцидентов, позволяет облегчить бизнес-процессы, упорядочить IT-инфраструктуру.
Правильные отношения IT и бизнеса
Часто компания желает сократить затраты на ИТ-сферу, в результате чего возникает конфликт интересов между руководством и штатным сисадмином, т. к. последний настаивает на обновлении оборудования или программного обеспечения. Недопонимание приводит к сбоям на масштабном либо локальном уровне. При передаче же обслуживания ИТ-инфраструктуры на аутсорсинг учитываются все бизнес-интересы компаний и потенциальные риски, обосновывается модернизация ПО и оборудования.
Заключение
IT и бизнес в современном мире тесно взаимодействуют. В идеале они должны работать синхронно и дополнять деятельность друг друга. Необходимо добиться баланса в распределении ресурсов на ИТ-инфраструктуру и уделять достаточно внимания ее развитию. Всего этого можно достичь, если заключить договор с ИТ-аутсорсером, который возьмет на себя цифровую трансформацию бизнеса и активно будет внедрять новые технологии. Компания «АйТиСпектр» готова улучшить взаимодействие между IT-отделом и бизнес-подразделениями вашей компании, а также предоставить услуги приходящего системного администратора.
