Как выбрать подходящее ПО для вашего бизнеса

Алексей Прунов

Технический директор компании «АйТи Спектр»

Время прочтения - 4 мин

Задать вопрос

Автоматизация задач позволяет освободить сотрудников любой организации от рутинных задач, корректно разделить нагрузку между ними и свести к минимуму человеческий фактор. Разработаны специальные инструменты для контроля качества сервиса и быстрого присоединения новых сотрудников к работе предприятия. Этими методами успешно пользуются компании, функционирующие в числе прочих и в удаленном режиме. Существуют различные решения для управления бизнес-процессами, и каждая фирма выбирает из них продукты, с помощью которых можно максимально эффективно организовать деятельность.

ПО для различных бизнес-процессов

Каждая структурная единица организации использует решения, которые автоматизируют конкретно ее бизнес-процессы. ERP-системы служат для оптимизации бухучета, распределения складских запасов, упрощения процесса закупок. Инструменты бизнес-аналитики позволяют обрабатывать большие объемы данных и на основе полученных прогнозов принимать взвешенные решения. CRM-системы предназначены для отделов продаж и клиентского обслуживания, программы сквозной аналитики автоматизируют работу маркетологов, 1С используют финансовые аналитики и отделы продаж. Подходящие инструменты работы определены для каждого подразделения. Такой подход облегчает рутинный труд сотрудников, повышает эффективность организации и ведет к увеличению прибыли и репутационному росту среди конкурирующих в этой же отрасли предприятий.

Новые технологии для управления бизнесом

Экономика и общество постоянно развиваются и создают новые технологии. Современным организациям невозможно перейти на следующий уровень без применения таких трендов, как:

• Цифровая трансформация. Фирмы-представители различных областей деятельности применяют цифровые технологии для автоматизации бизнес-процессов и улучшения взаимодействия с сотрудниками и заказчиками.
• Искусственный интеллект. Составление прогнозов, анализ данных, персонализацию продуктов многие предприятия сегодня предпочитают проводить на основе искусственного интеллекта.
• Социальная ответственность. Представители крупного бизнеса следуют экологическим и социальным тенденциям, внедряют практики, приносящие пользу обществу и окружающей среде.
• Гибкое управление. Специальные методы позволяют контролировать выполнение каждого этапа проекта с учетом рыночных изменений. Первое место занимает продуктивное и внимательное общение сотрудников между собой, нахождение компромиссов и соблюдение договоренностей, взаимопомощь.
• Дистанционная работа. Компании активно внедряют специализированное ПО, обеспечивающее эффективную удаленную работу — системы CRM и BPM, видеозвонков, SaaS и т. д.
• Кибербезопасность. В современных рыночных условиях необходимо надежно защищать информацию и инфраструктуру организаций.
• Изменение покупательского поведения. Сегодня люди предпочитают онлайн-покупки, и им важно эффективное управление их заказами — с момента выбора товара до момента доставки. Поэтому важно пользоваться программами, в полной мере удовлетворяющими подобные запросы клиентов.
• Корпоративная этика. С помощью специальных программ возможно обеспечить наглядность и прозрачность этапов исполнения проекта. Трендом признается непрерывное развитие сотрудника как профессионала, уважительные взаимоотношения между коллегами и партнерами, соблюдение политики конфиденциальности.

В зависимости от своих потребностей каждая компания составляет собственный набор необходимых программ.

Как выбрать подходящее ПО для бизнес-процессов

Прежде чем выбирать ПО, необходимо понять, что именно планируется внедрить или улучшить посредством определенного софта, и выделить бюджет. Стоимость программы складывается не только из покупки лицензии и подключении конкретного тарифа, но и из внедрения и настройки приложения и обучения сотрудников. ПО нужно выбирать, исходя из возможностей адаптации под постоянно растущий бизнес и совместимости с уже используемыми сервисами. Перед внедрением инструмент необходимо протестировать, привлечь к этому сторонних экспертов и собственных сотрудников, запросить конструктивную обратную связь, особенно от тех, кто непосредственно будет применять в работе данное ПО. Служба поддержки должна работать надежно даже в случае возникновения различных форс-мажоров. Нельзя игнорировать обновления ПО, иначе не получится избежать появления ошибок и уязвимостей.

Требования к софту

Современные системы управления проектами предназначены не просто для решения отдельных задач, а для комплексной автоматизации бизнес-процессов. Малым предприятиям достаточно установить несколько программ или один системный инструмент. Крупные же компании реализуют большое количество проектов, задействуя обширный штат персонала, поэтому им необходимо видеть совокупную картину, тщательно распределять бюджет и ответственность. Управление проектом должно осуществляться вертикально и горизонтально (по разным подразделениям) с обязательным календарным планированием контрольных точек. Простая интеграция различных сервисов для этих целей не подойдет. Необходима единая платформа, где возможно решать все задачи управления проектами и осуществлять дополнительные функции — обрабатывать документацию, распределять финансы, обмениваться знаниями внутри системы.

Желательно выбирать импортонезависимые решения, чтобы минимизировать появление проблем при их применении. Любая организация желает иметь максимум прав на ПО, чтобы дальше использовать его по своему усмотрению. Для этого необходимо: купить права у разработчиков, создать софт своими силами или установить свободное ПО. Данный вопрос каждая компания решает самостоятельно, исходя из своих запросов и возможностей.

Популярное ПО для управления бизнесом

Самым популярным софтом для бизнеса являются следующие инструменты:

• 1С — позволяет управлять бухгалтерией, продажами, складами, персоналом. Персонал освобождается от рутинных операций и своевременно реагирует на внештатные ситуации.
• Битрикс24 — комплексный инструмент, состоящий из CRM-системы (в т. ч. в мобильном варианте) и софта для управления проектами. Сервис оказывает помощь в решении текущих задач, организации коммуникаций, отслеживании остатков на складах. Благодаря этому специалисты быстро и корректно взаимодействуют, сводя к минимуму вероятность ошибки или потери информации.
• Чат-боты WhatsApp и Telegram — мессенджеры, позволяющие наладить бизнес-общение. В чатах возможно автоматизировать диалог с клиентами: обработать стандартные запросы, предоставить данные о продукте. Клиенты оперативно получают ответы на свои запросы, а менеджер продолжает решать приоритетные задачи.
• Виртуальная АТС и IP-телефония — инструменты для налаживания стабильной связи с клиентами и удаленными сотрудниками.
• ЭДО (электронный документооборот) — системы для автоматизации обмена документацией между фирмами и сотрудниками. Способствуют снижению уровня ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Корпоративный портал представляет собой платформу, где хранится структурированная информация, доступ к которой позволяет сотрудникам вести совместную работу над проектами. Это помогает автоматизировать бизнес-процессы, сэкономить время специалистов, повысить уровень вовлеченности в проект, быстро и эффективно ввести в работу новых сотрудников. Постоянное общение между собой дополнительно мотивирует сотрудников на достижение целей организации.
• Системы сквозной аналитики позволяют собрать информацию из различных источников в автоматическом режиме, обработать сведения и сформировать отчеты. Эти данные нужны для оперативного реагирования на рыночные изменения и грамотного распределения рекламного бюджета.

Без использования современных технологий бизнес становится неконкурентоспособным и уступает место более продвинутым организациям. Рынок ПО сегодня развивается очень быстро, и можно найти как универсальные, так и специализированные решения от зарубежных и отечественных разработчиков.

Заключение

Выбор подходящего программного обеспечения для бизнеса — важный шаг, требующий тщательного анализа и учета множества факторов. Правильный выбор софта повышает производительность, улучшает управление ресурсами и, соответственно, увеличивает прибыль. Однако ошибочный выбор может привести к дополнительным расходам, снижению эффективности и потере конкурентных преимуществ.

Правильный выбор софта — это инвестиция в будущее вашей компании. Потратьте время на исследование, сравнительный анализ и тестирование перед принятием окончательного решения. Если у вас возникают дополнительные вопросы, сотрудники компании «АйТиСпектр» дадут необходимые разъяснения и помогут определиться с нужным программным обеспечением, а также окажут услуги ИТ-поддержки.