Как оптимизировать работу сервера электронной почты
Содержание:
Почтовый сервер — что это и зачем нужен
Электронная почта выступает важным инструментом для коммуникативной деятельности организации. Предприятиям, работающим с конфиденциальной информацией или отправляющим/ принимающим огромное множество писем, предпочтительнее всего иметь собственный почтовый сервер. Средний и малый бизнес может выбрать почту на своем домене или готовый вариант от поставщиков данной услуги. В статье рассмотрим все решения, и представители любой организации смогут выбрать подходящий способ создания электронной почты.
Почтовый сервер и почтовый клиент
Процесс передачи электронного письма обеспечивают две программы — сервер и клиент. Первая пересылает сообщения между компьютерами (почтовые серверы Yandex, Mail и т. д.), вторая предназначена для локальной работы с письмами. Пользователи пишут, читают и хранят сообщения в почтовых клиентах Outlook, TouchMail и др.
Для пересылки электронных письмах применяют несколько протоколов:
- SMTP. Server, использующий этот протокол, обеспечивает передачу сообщений (сервер исходящей почты). В его задачи входит проверка конфигурации письма и выдача разрешения на его отправку, а также отсылка e-mail и получение кода ответа. Для передачи без шифрования применяют порт 25, с SSL-шифрованием — порт 465, с TSL-шифрованием — порт 587.
- POP3. Этот протокол отвечает за получение e-mail. Локальный почтовый клиент связывается с удаленным сервером и загружает пришедшее сообщение, удаляя его из серверного пространства. Обычно пользователю предлагается выбор — хранить копии на server или нет. Для работы протокола без шифрования используют порт 110, с SSL/ TLS-шифрованием — порт 995 (POP3S).
- IMAP. Этот протокол работает с электронными письмами в серверном пространстве, не загружая сообщения на пользовательские устройства. Для функционирования протокола без шифрования применяют порт 143, с SSL/ TLS-шифрованием — порт 993 (IMAPS).
Поставщики услуг в большинстве своем рекомендуют работать именно с протоколом IMAP.
Способы создания e-mail
Создать корпоративную электронную почту, которая необходима для контактов с госструктурами, клиентами, поставщиками и другими организациями, можно различными способами:
- Готовое решение, предоставляемое любым почтовым сервисом от Yandex, Mail и т. д. К преимуществам относятся бесплатные установка и использование, отсутствие необходимости настройки ресурсных записей. Среди минусов отмечены:
- ограничение дискового пространства;
- невозможность использования домена как адреса электронной почты, из-за чего нельзя подчеркнуть, что конкретный почтовый ящик принадлежит определенному бренду;
- нарушение безопасности, т. к. любой пользователь может поменять пароль.
- Почта на домене. Организация регистрирует подходящий домен и создает электронную почту на мощностях сервиса, предоставляющего данную услугу. Также в качестве почтового сервера можно использовать хостинг. Это — выгодный вариант создания подходящего электронного адреса, позволяющего идентифицировать бренд. К плюсам данного решения относится низкая стоимость услуг и широкий функционал сервиса, к минусам: ограничение ручных настроек сервера и невозможность самостоятельного устранения сбоев.
- Собственный почтовый сервер. Это — выгодный вариант для корпоративной почты, имеющей большое количество электронных ящиков. Организация настраивает свой почтовый сервер с веб-интерфейсом. К преимуществам этого варианта относятся настройка сервиса под свои потребности и возможность самостоятельного устранения сбоев. Среди недостатков: приобретение либо аренда оборудования, его настройка и обслуживание.
Организация перед выбором варианта корпоративной почты внимательно изучает преимущества и недостатки каждого решения, объем электронной корреспонденции и количество пользователей.
Зачем нужен собственный сервер почтовых ящиков
Прежде чем разворачивать собственный почтовый сервер, организация должна оценить целесообразность этого мероприятия. Т. к. следует приобрести либо арендовать оборудование, настроить его и обеспечить регулярное обслуживание, то эти затраты должны компенсироваться наличием следующих преимуществ:
- поддержка нескольких почтовых серверов и доменов;
- собственные правила приема/ получения писем;
- антивирусное ПО и система спам-фильтров;
- полное управление всем функционалом и доступом сотрудников к мощностям;
- регулирование массовых рассылок, установка напоминаний и т. д.
При использовании собственного почтового сервиса организация будет полностью контролировать работу электронной почты, квоты и лимиты пересылки писем и выполнять другие действия. Для обеспечения стабильного функционирования сервера необходимы собственные ИТ-специалисты или айтишники, работающие по договору аутсорсинга.
Потребности бизнеса в почте
Особых требований к серверу электронной почты бизнес не предъявляет. Поэтому большой разницы между принципами создания e-mail в компаниях различного масштаба не будет. Единственное отличие — в количестве и мощности оборудования. Главный принцип заключается в том, чтобы почта стабильно функционировала и обеспечивала потребности пользователей. Ниже рассмотрим 3 варианта создания электронной почты.
Бесплатная почта от почтовых сервисов
Ранее популярные почтовые сервисы (Yandex, Google, Mail и др.) предоставляли услуги корпоративной почты бесплатно. Сейчас основная часть провайдеров взимает за это плату. При использовании данного варианта организации необходимо подробно изучить условия создания корпоративных электронных ящиков и выбрать подходящий вариант.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Готовность почты к работе сразу после регистрации пользователя | Принадлежность почты провайдеру, что может посеять сомнения у пользователей в надежности и безопасности приватной переписки |
| Отсутствие расходов на приобретение и настройку оборудования | Невозможность каким-либо образом действовать в условиях сбоев или форс-мажоров |
| Удобное администрирование сотрудников | Неочевидность бэкапов и способов восстановления электронных ящиков |
| Понятный web-интерфейс и мобильные приложения | Невозможность анализа проблемных ситуаций вследствие отсутствия доступа к логам сервера (например, из-за некорректных настроек фильтра адресат не получает письмо, а отправитель физически не может разрешить эту проблему) |
| Широкий набор функций | Невозможность ограничения доступа к электронным ящикам |
| — | Вероятность использования почтовыми сервисами полученных пользовательских данных в своих целях |
Любые проблемы невозможно быстро и корректно разобрать без доступа к журналу логов. Поэтому, если минусы в этом варианте перевешивают плюсы, стоит, скорее всего, развернуть собственный почтовый сервер.
Сервер электронной почты на базе бесплатного ПО
Организация может создать сервер электронной почты на базе бесплатного либо платного ПО. Среди последних можно отметить Kerio Mail Server, являющийся достаточно популярным решением среди пользователей. К преимуществам и недостаткам этого варианта относятся следующие факторы.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Полный контроль над получаемой информацией, хранящейся на собственном сервере | Приобретение либо аренда оборудования. Требования к «железу» невысокие, но дисковая подсистема должна работать как можно быстрее |
| Техническая возможность ограничения доступа к электронным ящикам | Для настройки сервера необходимо иметь опытных ИТ-специалистов в штате либо сотрудничать с IT-профессионалами по договору аутсорсинга |
| Самостоятельное обеспечение надежности работы почтового сервера | Более низкий уровень удобства при работе посредством веб-интерфейса (в сравнении с готовыми почтовыми сервисами) |
| Множество средств для организации бэкапа по любой схеме | — |
| Отсутствие ограничений функционала (в разумных пределах) | — |
| Полный доступ к логам почтового сервера, благодаря чему организация может постоянно мониторить работу электронной почты и движение писем | — |
Обычно представители бизнеса предпочитают разворачивать собственный почтовый сервер, т. к. работают с конфиденциальной информацией и стремятся полностью контролировать уровень надежности и безопасности электронной почты.
Microsoft Exchange Server — преимущества и недостатки
Для настройки Microsoft Exchange Server необходимы базовые ИТ-знания. Сервер свободно интегрируется с Active Directory и предоставляет организациям удобный функционал общих календарей. К достоинствам и преимуществам MES относятся следующие факторы.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Обширный функционал | Высокая стоимость как самого сервера, так и редакции Microsoft Office в комплекте с Outlook, устанавливаемой на каждое рабочее место |
| Относительная простота настройки | Для обеспечения высокой производительности необходимо более мощное оборудование (в сравнении с серверами на Linux) |
| Интеграция с Active Directory | — |
| Быстрое создание нового почтового ящика. Если пользователь работает в Microsoft Outlook, то никаких особых настроек не нужно | — |
| Готовые оснастки Windows Server для удобства администрирования | — |
Заключение
Почтовый сервер обеспечивает эффективную коммуникацию между организациями и бесперебойный обмен информацией через электронную почту. Он позволяет надежно и безопасно отправлять, получать и хранить сообщения. Настройка, мониторинг и обслуживание почтового сервера требуют комплексного подхода и внимания к деталям для обеспечения его бесперебойной работы и защиты от различных угроз. Для администрирования необходимы знания о современных технологиях, методах защиты и мониторинге. Если у вас нет ресурсов для самостоятельного развертывания собственных мощностей, специалисты «АйТи Спектр» готовы помочь решить этот вопрос. Также мы предлагаем взаимовыгодные условия сотрудничества по договору ИТ-аутсорсинга.
Какими доступными средствами можно обнаруживать и предотвращать утечку конфиденциальной информации через электронную почту?
Для этого необходимо использовать DLP-системы (Data Loss Prevention), шифрование данных, обучение сотрудников правилам безопасной работы с информацией.
С помощью специализированного ПО мы легко настроили автоматическое резервное копирование данных собственного почтового сервера. С этим способен справиться каждый, кто хоть немного разбирается в ИТ-сфере.
Как решить проблему, когда сообщения не отправляются с почтового сервера?
Если у вас собственный почтовый сервер, то проверьте журнал логов для выявления причин и исправления ошибки конфигурации.
В принципе, обеспечить безопасность электронной почты легко. Достаточно установить антивирус и софт для антиспама, обеспечить шифрование данных и регулярно обновлять ПО. Если нет возможности сделать это самостоятельно, всегда можно обратиться к специалистам.
Я думаю, что собственный сервер электронной почты иметь гораздо выгоднее, чем пользоваться службами от провайдера. Для нас очень важно регулярно мониторить производительность мощностей, чтобы увидеть потенциальные угрозы, а также отслеживать количество активных соединений.
Как обеспечить высокую доступность собственного почтового сервера?
Для этого необходимо использовать кластеризацию серверов, резервирование оборудования, а также регулярно проверять состояние системы.