Доменная почта: преимущества, создание и настройка

Алексей Прунов

Технический директор компании «АйТи Спектр»

Время прочтения - 4 мин

Задать вопрос

Доменная почта — что это. Ее преимущества

Доменная почта представляет собой служебный почтовый ящик, который принадлежит конкретному сайту либо организации. Адрес электронной почты разделяется на две части: перед @ размещено имя пользователя, после @ — доменное имя. Почтовые домены предоставляются как платно, так и бесплатно. Среди последних yandex.ru, mail.ru, gmail.com и множество других. Платные домены чаще всего индивидуальные, обладающие собственным именем.

Доменная почта предоставляет пользователям следующие преимущества:

• Компания повышает свою узнаваемость и уровень доверия среди получателей. Фамилия отправителя или наименование бренда быстрее цепляют внимание и лучше запоминаются.
• Почтой становится проще управлять — создавать отдельные ящики для сотрудников, объединять электронные адреса в особые группы, соответствующие структуре фирмы, предоставлять доступ к информации.
• Минимум спама. Письма, пришедшие с корпоративной почты, сразу попадают в блок «Входящие», т. к. снабжены средством борьбы со спамом SPF, четко распознаваемым почтовым роботом. Если же организация использует широко распространенные бесплатные домены (например, mail.ru, gmail.com и т. д.), то это снижает уровень доверия партнеров и клиентов.
• Легче отслеживать деятельность сотрудников — насколько оперативно они отвечают клиентам или  партнерам.
• Удобно делать массовую рассылку. Если домен бесплатный, то за применение рассылок пользователю грозит блокировка, в то время как собственный домен позволяет беспрепятственно рассылать нужную информацию. К тому же сервисы рассылки обычно требуют указать именно корпоративный электронный адрес.

Корпоративная почта по сути не отличается от обычной, используемой физическими лицами. Но ее предназначение — переписка с партнерами, клиентами, поставщиками. Рабочий e-mail указывается в контактах фирмы. В адрес обычно входит название домена или имя самой организации.

Для чего используют корпоративную почту

Корпоративная почта необходима организациям для того, чтобы решать следующие задачи:

1. Эффективно коммуницировать с поставщиками, партнерами, клиентами.
2. Качественно взаимодействовать внутри организации, контролировать выполнение задач.
3. Использовать электронный ящик для обмена файлами, без подключения сотрудников к хранилищу информации.

Корпоративная почта существенно ускоряет работу с клиентскими обращениями, т. к. на этот e-mail приходят только рабочие письма. К тому же такая почта почти никогда не указывается на сторонних ресурсах, значит, на нее не будут поступать новости и реклама. Если компания планирует развивать e-mail-маркетинг, то рассылки лучше делать с отдельного почтового ящика, где в качестве имени пользователя используется имя человека, который будет этим заниматься. Например, [email protected], а не [email protected]. 

Где создать уникальную доменную почту

Корпоративную почту возможно создать несколькими способами. На выбор влияет масштаб организации и ее главные особенности, а также запланированный бюджет.

Бесплатная почта на почтовом ресурсе

Это не корпоративная почта в ее строгом понимании, но иногда обычные почтовые сервисы («Яндекс», «Гугл», «Мэйл») возможно использовать для реализации бизнес-задач. Единственное достоинство — бесплатное и простое применение. В перспективе же такой вариант обладает массой недостатков: невозможностью настройки под запросы организации, сложностью создания удобных запоминающихся адресов, появлением сомнений в надежности фирмы.

Корпоративная почта от почтового сервиса

Самый распространенный метод создания доменной почты. Почтовые сервисы предлагают оформить доступ к e-mail (часто бесплатно) после подключения домена ресурса. Такой вариант позволяет создать неограниченное количество электронных ящиков с хорошо запоминающимися именами, при этом в каждом из них будет указан домен организации. А встроенный антивирус и мощная система спам-фильтров, которую можно настроить под свои запросы, повысят безопасность почты. К таким сервисам относятся «Яндекс 360 для бизнеса», «Mail.ru для бизнеса», «Google Workspace» и т. д.

E-mail от хостинг-провайдера

Если организация размещает сайт на сервере хостинг-провайдера, то здесь же она может расположить и почтовые ящики, используя любые имена и указывая корпоративный адрес. Такой вариант предполагает массу преимуществ:

• удобное управление;
• использование протоколов шифрования всех передаваемых сообщений;
• настройка необходимых фильтров;
• применение мощной системы спам-фильтров;
• переадресация — например, письма, пришедшие на электронный ящик техподдержки, можно переадресовать определенной группе сотрудников;
• увеличение или уменьшение размеров почтовых ящиков.

Отдельные хостинг-провайдеры оформляют бесплатную корпоративную почту при условии приобретения организацией домена на ресурсе.

На собственном почтовом сервере

Этот способ дает пользователю независимость от любых провайдеров и почтовых сервисов, но требует максимум затрат. Трудность в том, что для решения подобных вопросов необходимо иметь:

• высокоскоростной интернет-канал;
• физический сервер с ОС Windows или Linux;
• специализированный софт для работы сервера;
• действующий домен.

Для обеспечения всех условий нужны существенные финансовые и трудовые затраты, но в итоге это даст множество преимуществ. Пользователь получит возможность настраивать фильтры и переадресацию писем, создавать резервные копии, лично контролировать функциональность сервера, расширять дисковое пространство.

Чтобы система работала безотказно, для ее настройки и мониторинга необходим специалист в штате либо на аутсорсе. Это дополнительные расходы, но зато корпоративная почта получит полную независимость и управляемость. К недостаткам можно отнести высокую стоимость работ по установке и сопровождению, а также зависимость от качества предоставляемых поставщиком интернет-услуг.

Как настроить корпоративную почту

Чтобы отправка и получение писем происходили беспрепятственно, необходимо грамотно настроить почту. Для этого нужно поэтапно выполнить следующие действия:

• Выбрать и подтвердить домен. Сервис покажет, занят ли домен, который вы желаете взять. Если это так, необходимо выбрать другой домен.
• Добавить MX-запись. Здесь указывается имя почтового сервера, который обслуживает домен. Необходимо убедиться, что нет ранее созданных записей, т. к. между ними возможны конфликты.
• Добавить SPF-запись, включающую в себя перечень серверов, откуда отправляются письма. Это минимизирует попадание в спам.
• Добавить DKIM-подпись, подтверждающую отправку от реального пользователя, а не от бота либо спамера. Такие письма чаще попадают сразу во «Входящие».

После всех настроек можно добавлять пользователей, создавая для них электронные ящики. Каждая организация сама определяется с вариантом корпоративной почты. Чтобы выбрать наиболее подходящее решение, нужно тщательно оценить бюджет и возможности фирмы, а также потенциальную загруженность электронной почты.

Доменное имя почты

Прежде чем выбирать доменное имя, необходимо определиться с целью фирмы. Упор можно сделать на название, которое легко запомнить, или быстрый интернет-поиск по имени домена. Доменное имя почты может повторять наименование компании либо фамилию и имя сотрудников, вызывать ассоциации с деятельностью фирмы или представлять собой сокращенную форму наименования бренда.

У электронного ящика должно быть корректное название. Для сотрудников оно выглядит как «имя.фамилия@домен_организации» → [email protected]. Отделу назначают e-mail в виде «название.обозначение@домен_организации» → [email protected].