IT-аутсорсинг для поддержки и развития малого и среднего бизнеса
АйТи Спектр

Как организовать удаленную работу: секреты продуктивности на расстоянии

Опубликовано 23.10.2024
photo
Алексей Прунов
Технический директор компании «АйТи Спектр»
Время прочтения - 7 мин
Задать вопрос

Стоит ли переходить на удаленку? Этот вопрос может волновать и руководителей компании, и рядовых сотрудников. В статье разбираем все плюсы и минусы дистанционного формата. Также расскажем, как организовать удаленную работу, чтобы добиться максимальной производительности труда и избежать стрессов.

Основы организации удаленной работы 

Исследования портала SuperJob показывают, что дистанционные сотрудники есть примерно в 40% компаний, но их количество в штате в целом не превышает 10%. 

Что такое удаленная работа

Согласно статье 312.1 ТК РФ, работа является удаленной, если сотрудник выполняет свои трудовые обязанности вне места расположения компании-работодателя (головного офиса, филиала, представительства или любого другого структурного подразделения). Это означает, что человек может работать из любой точки земного шара — дома или на даче, в кофейне или коворкинге. Связь с работодателем и непосредственным руководством осуществялется как через интернет, так и другие информационно-коммуникационные системы.

Если работник оформлен в штат компании, то на него распространяются все нормы трудовых отношений. Он получает стабильную зарплату, ему начисляется стаж, положены оплачиваемые отпуска и больничные, а работодатель обязуется обеспечить сотрудника необходимым оборудованием. При этом работник должен соблюдать трудовой график так же, как при офисном формате.

Второй вариант — работа по договору ГПХ или ГПД. Он предполагает большую свободу. В этом случае можно самостоятельно выбирать себе режим — главное, соблюдать сроки выполнения поставленных задач. Но при этом обеспечение рабочих процессов лежит на плечах фрилансера, а про оплачиваемые больничные и отпуска придется забыть.

Преимущества и недостатки удаленной работы

По данным опроса, проведенного сервисом работа.ру, удаленно на постоянной основе трудятся 11% россиян, и ещё 17% — в гибридном формате. Многие респонденты заявили, что готовы пожертвовать частью дохода, чтобы сохранить возможность работать из дома. Однако только около половины сотрудников оценили условия домашнего офиса на 5 баллов. 

С основными преимуществами и недостатками удалёнки вы можете ознакомиться в таблице.

ПлюсыМинусы
не приходится тратить время на дорогу до офиса, нет дополнительных расходов на проезд (оплата поездок в общественном транспорте, такси, покупка бензина), обеды вне домапереработки в случае, если не удается правильно организовать режим работы
необязательно соблюдать дресс-код, придерживаться корпоративных стандартовможет не хватать общения с коллегами
появляется больший выбор вакансий — нет привязки к месту жительствабывает трудно подстраиваться под график компаний, расположенных в другом часовом поясе
меньше контроля со стороны работодателя, можно работать в комфортном для себя темпечлены семьи не всегда серьезно относятся к работе из дома: могут отвлекать, требовать решения бытовых проблем

Для работодателей в дистанционке также есть свои за и против. В числе плюсов можно назвать возможность сокращения расходов. Перевод сотрудников на удаленку приводит к экономии на аренде и коммунальных платежах. Уменьшаются сопутствующие расходы на клининг, обслуживание офисных кофемашин, охрану, покупку расходных материалов. 

Еще одно преимущество — появляется больший выбор кандидатов. Можно публиковать вакансии без привязки к месту расположения компании. Но это может быть минусом — эйчарам приходится оценивать профессиональные и личные качества сотрудников по видеосвязи. Также многие работодатели отмечают в числе недостатков сложность контроля: если сотрудник находится вне офиса, бывает трудно оценить степень выполнения задачи на промежуточных этапах.

Создание комфортного рабочего пространства

Многие считают, что для удаленной работы требуется лишь компьютер. Однако важно еще установить на него нужное ПО, а также обустроить рабочее место. Как сделать это правильно, расскажем в этом разделе.

Организация рабочего места дома

Важно правильно организовать пространство, чтобы создать комфортные условия и минимизировать отвлекающие факторы.

  • В качестве рабочего кабинета можно использовать не только комнату, но и застекленную отапливаемую лоджию или балкон. Если нет отдельного помещения, выделите уголок в спальне или зале. Применяйте принципы зонирования — ограничьте пространство с помощью стеллажа или ширмы.
  • По возможности не делите рабочее пространство с другими членами семьи, чтобы не зависеть от их потребностей. Постарайтесь поставить хотя бы небольшой офисный стол и кресло или стул с регулируемой высотой, удобной спинкой и подлокотниками.
  • Решите вопрос с освещением. Установите возле компьютера настольную лампу. Обратите внимание, чтобы она не давала бликов на монитор, а свет не бил в глаза.
  • Позаботьтесь о микроклимате. В рабочем помещении должна быть комфортная температура и влажность. Не забывайте регулярно проветривать комнату.
  • Не садитесь за компьютер в домашней пижаме или халате. Не нужно надевать офисный костюм, но одежда должна сразу настраивать на рабочий лад.

Даже если у вас нет строгого графика, установите часы начала и завершения работы, обеда. Соблюдайте расписание сами и требуйте этого от домашних. Сразу расставьте приоритеты — во время работы вас нельзя отвлекать. Все вопросы решаются во время перерыва — можно сразу выделить в расписание время на общение.

Выбор оборудования и программного обеспечения 

В случае перевода на удаленку штатных сотрудников, работодателю приходится решать вопрос с техническим и программным обеспечением. В этот перечень входят:

  • стационарный компьютер или ноутбук с мощностью, необходимой для установки рабочих программ;
  • быстрое и стабильное интернет-подключение;
  • гаджеты для коммуникаций — веб-камера, динамики или наушники с микрофоном.

В случае, если предполагается работа с бумажными документами, потребуется также принтер, сканер или МФУ.

Выбор ПО для обеспечения рабочих процессов зависит от характера трудовой деятельности. Сюда могут входить:

  • CRM или ERP-система;
  • платформа для проведения онлайн-конференций;
  • облачный сервис для хранения и обмена данными;
  • специализированный софт — офисные и бухгалтерские приложения, системы автоматизированного проектирования, графические редакторы и т. д.

Организация рабочего процесса

Чтобы дистанционная работа была эффективной, необходимо установить четкие правила и выработать правильную стратегию взаимодействия.

  • Определите, когда и с какой частотой сотрудники должны выходить на связь. Выберите каналы коммуникации.
  • Внедрите и настройте под свои потребности инструменты командной работы. Используйте платформы управления проектами для планирования, постановки и отслеживания выполнения задач.
  • Анализируйте результаты, оценивайте полезность используемых методов, работайте над ошибками.

Инструменты для общения

Связь сотрудника с непосредственным руководителем можно осуществлять по электронной почте или в мессенджерах. Но для решения вопросов, требующих командного обсуждения, нужны дополнительные инструменты. 

  • МТС Линк — платформа от оператора сотовой связи позволяет проводить быстрые встречи и полноценные видеоконференции, онлайн-обучение. Недавно на сайте появилась возможность организовать общение в формате чатов.
  • SberJazz — сервис для видеоконференций. Позволяют обмениваться звонками и проводить совещания. Можно пользоваться без регистрации. Есть онлайн и десктопная версия, а также мобильное приложение.
  • Корпоративный портал СБИС — позволяет максимально быстро информировать сотрудников через внутренний мессенджер, личный кабинет или открытую ленту новостей, совершать видеозвонки без сторонних приложений.

Инструменты для управления задачами и проектами

Для эффективной работы важно не только грамотно планировать и ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение. Руководителю необходимо иметь возможность адаптироваться к изменившимся условиям, корректировать работу и быстро доносить информацию до членов команды. В этом помогут современные бизнес-инструменты.

  • Аспро.Agile — таск-менеджер для организации совместной работы. Позволяет создавать бэклоги с подробным описанием всех рабочих задач, требований и пожеланий заказчиков, списков исправлений. Также на платформе можно сформировать собственную базу знаний для обмена опытом.
  • Moo.Team — эффективный инструмент для управления командой. В функционал входит составление планов, тайм-менеджмент, составление отчетности, аналитика. Сервис интегрируется со сторонними платформами — Яндекс.Вебмастер, Яндекс.Метрика и др.
  • Kaiten — российская программа для менеджмента проектов. Предусмотрено создание канбан-досок, ведение таймлайна, создание единой базы документов. Позволяет устанавливать связи между различными задачами, определять приоритетные проекты, регулировать уровни доступа.

Мониторинг продуктивности

Одна из причин, по которой многие руководители негативно относятся к удаленному формату — сложность контроля. Когда сотрудник работает не в офисе, бывает невозможно отследить, использует он рабочее время для решения производственных задач или в личных целях. В этом случае бывает рационально использовать системы мониторинга персонала.

  • Стахановец — программа предназначена для анализа эффективности, учета реального рабочего времени, предотвращения утечки информации. Интеллектуальная система контролирует активность сотрудников, оценивает поведение персонала по нескольким десяткам параметров, позволяет сравнивать продуктивность отдельных сотрудников и подразделений.
  • Инсайдер — система тайм-контроля поможет отслеживать действия сотрудников на ПК и мобильных устройствах. Позволяет в режиме реального времени получить снимки экрана, фиксировать используемые программы и сайты. Есть встроенный кейлоггер для запоминания всех операций и сохранения набранных текстов.
  • Kickidler — программа для отслеживания рабочих процессов. Предлагает несколько вариантов мониторинга. В лайт-версии ведется базовый контроль сайтов и приложений, которые использовал сотрудник. В расширенном пакете есть возможность визуального наблюдения за экраном, кейлоггер, запись мыши и другие функции.

Виртуальные инструкции для сотрудников

В удаленной работе очень важно, чтобы и сотрудники, и руководство четко понимали свои зоны ответственности, соблюдали сроки, знали алгоритм действий в той или иной ситуации. 

Четко прописанный регламент особенно важен, когда выполнение задачи зависит от совместных действий нескольких участников команды. В противном случае будет тратиться много времени на уточнение и согласование каждой операции. Инструкции также помогут освоиться новичкам — с пошаговым гайдом им будет легче вникнуть в тонкости процесса. А использование инфографики, иллюстраций и схем поможет легче усвоить информацию.

 Для разработки инструкций можно использовать онлайн-сервисы и десктопные программы.

  • Простоделай — платформа-конструктор для визуализации пошаговых гайдов. Сервис поддерживает графические, видео и аудиоформаты.
  • Scribe — сервис автоматического создания инструкций на основе записи экрана. Скринкасты можно дополнить поясняющими надписями.
  • ФотоМАСТЕР — графический редактор позволяет создавать инфографику, иллюстрированные чек-листы. Работает на ПК с Windows и macOS.

Рассмотрим пример, как можно сделать инструкцию в помощью программы ФотоМАСТЕР.

  1. Скачайте и установите софт на ПК. Запустите программу. Загрузите фоновую картинку.
Программа ФотоМАСТЕР
  1. Нажмите на верхней панели «Текст и рамки». Используйте готовые стили текстовых блоков или перейдите в «Настройки», чтобы самостоятельно выбрать стиль, размер и цвет заливки шрифта. Также вы можете добавить контур и тень.
Программа ФотоМАСТЕР
  1. Добавьте графические элементы. Для этого в разделе инструменты найдите «Вставка картинок». Выберите клипарт из каталога или загрузите собственную картинку.
Программа ФотоМАСТЕР
  1. Сохраните дизайн в удобном формате.
Программа ФотоМАСТЕР

Поддержка мотивации и вовлеченности

Часто эйчары и руководители предприятий отмечают: даже те сотрудники, которые поначалу с энтузиазмом восприняли перевод на дистанционный режим, со временем начинают работать менее эффективно. Отсутствие личных контактов с коллегами может привести к возникновению чувства отстраненности от коллектива. А неумение выстроить баланс между профессиональной деятельностью и бытовыми заботами приводит к переутомлению и хронической усталости. Все это негативно сказывается на психологическом состоянии: работник утрачивает интерес к тому, чем занимается.

Методы повышения мотивации

Руководителям удаленных проектов важно уметь поддержать у сотрудника чувство вовлеченности, ощущение своей ценности. Существуют два вида методики повышения мотивации.

  • Материальный — в эту категорию входит как разработанная система поощрений и штрафов, так и дополнительные стимулы: социальные гарантии (ДМС, страховка), частичная компенсация затрат на абонемент в спортклуб, бассейн, путевки на отдых для сотрудников и членов их семей.
  • Нематериальный — возможности карьерного роста, тимбилдинг, психологическая поддержка, публичное признание результативности. Хорошо работает геймификация и введение соревновательного процесса — рейтинговая система, конкурсы на лучшего сотрудника или подразделение.

Наибольшую эффективность показывает мотивационная система, разработанная с использованием обеих методик. Рекомендуется также принимать во внимание потребности каждого сотрудника. Опыт показывает, что людям нравится, что их воспринимают не только как структурную единицу, но и как личность. Есть разные способы индивидуального поощрения:

  • предоставление дополнительных выходных;
  • возможность участия в интересных проектах;
  • обучение и повышение квалификации за счет компании и т. д. 

Методы предотвращения выгорания

Утрату профессионального интереса несложно предотвратить. Руководителю рекомендуется соблюдать несколько правил:

  • Формулируйте задачи в максимально понятной форме. Убедитесь, что сотрудник правильно понимает, что от него ожидается.
  • Разработайте эффективную систему оценки результатов и отмечайте вклад каждого сотрудника в общее дело.
  • Контролируйте работоспособность. Если сотрудник постоянно не соблюдает сроки сдачи, возможно, стоит уменьшить объем заданий.
  • Следите за соблюдением графика. Все рабочие вопросы должны решаться в рабочие часы, не допускайте постоянных переработок.
  • Предоставьте участникам команды общаться не только на профессиональные темы. Организуйте общий чат, не связанный с трудовой деятельностью, проводите онлайн-корпоративы и т. д.

Сами работники тоже должны заботиться о своем психологическом состоянии. Важно соблюдать режим дня, отвлекаться от гаджетов, проводить время на свежем воздухе и менять сферу деятельности. Желательно не реже 1 раза в квартал самостоятельно пройти тест на эмоциональное выгорание. Если вы заметили признаки хронической усталости или прокрастинации, рекомендуется попросить руководство о дополнительных выходных. 

Заключение 

Производительность труда на удаленке зависит от многих факторов:

  • удобное пространство для работы;
  • эффективные рабочие инструменты;
  • четкое понимание задач;
  • продуманная система оценки результатов;
  • поддержание мотивации и профилактика выгорания.

Для создания комфортных условий труда нужно приложить усилия как работодателю, так и самому сотруднику. И тогда дистанционная работа не превратится в рутину.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Оставить комментарий