СЭД — система электронного документооборота. Функции, возможности

СЭД — что это такое

Предприятия различных форм собственности предпочитают вести документооборот в электронном виде, активно уходя от бумажных носителей. Сегодня СЭД (система электронного документооборота) является обязательным ключевым элементом ИТ-инфраструктуры любой организации. С ее помощью внутренние и внешние управленческие задачи решаются оперативнее, корректнее, удобнее, благодаря чему предприятие действует более эффективно.

СЭД — это программное обеспечение, с помощью которого сотрудники создают, редактируют, устанавливают права доступа и распространяют различные корпоративные файлы (отчеты, архивы, базы данных). В нашем материале рассмотрим преимущества и недостатки системы, а также узнаем о готовых решениях для различных сфер бизнеса.

Краткая история развития

В 80-е гг. XX в. начали разрабатывать программы для автоматизации делопроизводства, ориентированные на определенные запросы предприятий. И только в середине 90-х гг. XX в. стали появляться СЭД универсального назначения, которые каждая организация адаптировала под свои задачи. Эти сервисы давали возможность быстрой регистрации документов, контроля за их исполнением, корректного составления отчетов. В начале XXI в. разработчики начали выпускать комплексные системы, позволяющие управлять документооборотом и оптимизировать его. Сейчас принципиально новые сервисы не появляются, но улучшается их интерфейс, повышается удобство работы и автоматизация бизнес-процессов, создаются приложения для мобильных устройств и облачные инструменты. 

Преимущества СЭД

По сравнению с бумажным документооборотом СЭД обладает огромным количеством преимуществ. Система:

• Автоматически присваивает каждому файлу оригинальный номер, что исключает возможность повторов.
• Ускоряет работу, т. к. документация создается и передается в любую точку мира почти мгновенно.
• Отслеживает все стадии создания, исправления и передачи файлов.
• Активирует восстановление потерянных либо поврежденных документов.
• Поддерживает большое количество разных версий.
• Позволяет спланировать отправку файлов.
• Предоставляет круглосуточный удаленный доступ к информации.
• Быстро находит нужные файлы в БД по ключевым словам.
• Исключает необходимость распечатывать документы на бумажном носителе.
• Обеспечивает конфиденциальность важных сведений.

Практическое применение СЭД показало, что четкое определение задач и контроль за их исполнением повышает дисциплинированность сотрудников и развивает корпоративную культуру. Отсутствие рутины и бумажной волокиты, отслеживание готовых документов, быстрое получение новой информации благоприятно воздействует на офисную атмосферу. Автоматизированные процессы позволяют организации гибко реагировать на изменения рыночной ситуации.

Недостатки системы

Недостатками СЭД можно назвать некоторые рабочие моменты, но это, скорее, условные минусы:

• Начальные вложения на приобретение системы электронного документооборота.
• Трата времени на установку и настройку софта.
• Наличие сотрудников, обученных для работы с СЭД (включая системного администратора, способного обслуживать систему).
• Обеспечение информационной безопасности.
• Необходимость работать с бумажной документацией, если контрагенты требуют этого.

Все эти минусы легко компенсировать. Некоторые из них обладают временным характером, другие ликвидируются в рабочем режиме, а расходы перекрываются дальнейшей экономией.

Разновидности СЭД

В зависимости от области применения, функционала и опций выделяют следующие разновидности систем электронного документооборота:

• Классические (базовые) — осуществляют различные действия с документацией.
• Клиент-серверные — находятся на выделенном сервере и отличаются быстрой и стабильной работой.
• На основе БД — связаны с разными базами данных.
• На базе web-технологий — функционируют через браузер (без установки клиентского приложения) при помощи удаленного доступа к серверу.
• Облачные — работают на сервере интернет-провайдера.

Также существует классификация по виду деятельности (например, медицинская, кадровая, финансовая СЭД). Системы выпускают в виде различных решений: коробочных, созданных для решения индивидуальных задач и комбинированных.

Важные параметры систем электронного документооборота

При всем многообразии системы электронного документооборота обладают похожим функционалом. Выбирая нужный продукт, каждая организация ориентируется на свои цели, запросы и возможности. Среди основных требований к СЭД можно назвать совместимость с используемым программным обеспечением, наличие удобного интерфейса и постоянной профессиональной ИТ-поддержки, высокую степень безопасности и мощность системы. Важны и следующие параметры:

• возможность применения ЭЦП;
• надежность производителя конкретной СЭД;
• высокий уровень автоматизации процессов;
• возможность подключения большого количества пользователей;
• интеграция с другим ПО, использующимся в компании (почта, офисные приложения и т. д.);
• оперативное восстановление данных;
• необходимость инсталляции дополнительного софта;
• соответствие стандартам самого предприятия и отрасли его деятельности;
• время присутствия системы на рынке — чем оно дольше, тем больше вероятность стабильной работы софта, оперативной ИТ-поддержки и наличия актуальных обновлений;
• быстрая коррекция настроек при изменении масштабов компании.

Большую роль играет финансовая сторона внедрения СЭД. Учитывается стоимость системы, ее настройки и техподдержки, обучения специалистов и т. д.

Как выбрать СЭД для конкретного бизнеса

Чтобы подобрать систему конкретно для своего бизнеса, изучите ПО, используемое для работы предприятия, и проверьте, совместима ли с ним СЭД. Также узнайте, возможно ли для удобства работы подключить различные модули, например, 1C, Oracle. Плюс к этому подходящая система электронного документооборота не конфликтует с внешними интернет-ресурсами — магазинами, почтовыми сервисами и т. д. Запуская СЭД, вы должны быть уверены, что сможете выполнить любую операцию с документами и подписать их ЭЦП.

Использование систем электронного документооборота

Каждая компания подбирает СЭД под свои потребности. Но в любом случае этот инструмент будет полезен для специалистов каждого звена:

• руководитель организации быстро соберет и проанализирует данные, составит отчеты, согласует документы и проконтролирует выполнение задач;
• секретарь оперативно оформит и зарегистрирует документы;
• экономический отдел воспользуется единой БД.

Удобство системы оценит любой сотрудник, работающий в ней. Часто в организациях используют коробочные решения — готовые инструменты. Их очень быстро можно внедрить в бизнес-процессы предприятий электронной торговли, государственных учреждений, складов, магазинов, производств, что обеспечивает надежный документооборот. Системные администраторы адаптируют многие решения под конкретные потребности любой организации.

Примеры СЭД

К самым распространенным системам относят следующие:

• «Логика» — простая универсальная система, которую возможно подстроить под индивидуальные потребности.
• «Дело» — крупная популярная СЭД с удобным интерфейсом и обширным функционалом.
• «1C: Архив» — система, совместимая с любыми фирменными решениями, хранит и использует файлы различного формата.
• «Евфрат» — СЭД, обладающая своей СУБД, понятным и приятным интерфейсом, большим количеством современных возможностей.
• OPTIMA-WorkFlow — новая система с набором оригинальных функций, очень активно развивается.
• Directum — хорошее решение для компаний малого и среднего размера, работает с цифровыми и физическими носителями.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение СЭД — это достаточно сложная комплексная работа. Она включает в себя не только определение нужного программного продукта, его покупку и установку, но и перевод делопроизводства в электронную форму, обучение сотрудников, настройку системы под потребности организации и интеграцию с уже имеющимся ПО. Также руководству необходимо изменить учетную политику и издать внутренние акты о переходе на новый режим работы, где прописать все цели, правила, порядок доступа и т. д.

Основная сложность при работе в СЭД — человеческий фактор. Сотрудников, особенно в возрасте, трудно перенастроить на новый режим работы и адаптировать к изменениям. Выходом из ситуации может стать своевременное обучение и оперативная поддержка специалистов.

Заключение

Сегодня рынок систем электронного документооборота находится в развитии — список и функционал систем, области их использования постоянно расширяются. Объяснением служит удобство и выгода СЭД для бизнес-предприятий и госучреждений. Если у вас возникли сложности с выбором, инсталляцией и настройкой систем электронного документооборота, специалисты ИТ-компании «АйТи Спектр» всегда придут на помощь. Мы окажем своевременную профессиональную поддержку, а также поможем с настройкой и обслуживанием локальных сетей.