Что такое виртуальная АТС и как она работает
Содержание:
Виртуальная АТС (Hosted PBX) — сервис, предлагаемый интернет-провайдерами, операторами связи и поставщиками IP-телефонии. Он служит заменой физической офисной мини-АТС или колл-центра. Организации могут использовать IP-АТС, которая размещается у провайдера, и платить либо единовременно за подключение, либо ежемесячную абонентскую плату. В рамках сервиса предоставляются многоканальный номер, запись разговоров, голосовые приветствия и переадресация вызовов. Виртуальная АТС функционирует на базе IP-телефонии и использует интернет для передачи данных, предлагая все основные функции IP-АТС. В результате бизнес пользуется современными коммуникационными технологиями, не покупая и не обслуживая дорогостоящее оборудование.
Как работает виртуальная АТС
Звонок поступает на многоканальный номер, и АТС определяет, куда направить звонок (сотруднику на внутренний номер, автоответчику или голосовому меню), а также осуществляет его запись.
К основным компонентам системы относятся:
- SIP-транк. Канал связи, проводящий телефонные звонки. Соединяет виртуальную АТС с провайдером телефонии.
- Шлюз (Gateway). Преобразует аналоговые сигналы телефонной линии в цифровые данные, передаваемые по интернет-каналам.
- Софтфон (Softphone). Программное обеспечение, которое имитирует физический телефон и позволяет осуществлять звонки через ПК или мобильное устройство.
- API. Интеграция с CRM и другими приложениями для бизнеса через API автоматизирует рабочие процессы и улучшает взаимодействие с клиентами.
Высококачественная связь и доступность виртуальной АТС делают ее популярным решением для организаций любого размера.
Преимущества и недостатки виртуальной АТС
Преимущества и недостатки виртуальной АТС представлены в таблице.
| Преимущества | Описание | Сложности | Описание |
|---|---|---|---|
| Многоканальный номер | Позволяет принимать несколько звонков одномоментно | Зависимость от интернет-соединения | Стабильность и скорость интернет-соединения влияют на качество связи |
| Запись разговоров | Позволяет анализировать завершенные звонки и организовать обучение сотрудников | Безопасность данных | Необходимо защищать передаваемые данные от несанкционированного доступа и утечек |
| Голосовые приветствия | Позволяют создавать персонализированные приветствия и перенаправлять звонки нужным адресатам | Технические проблемы | Проблемы с оборудованием или программным обеспечением приводят к временным сбоям в работе |
| Перевод вызовов | Между сотрудниками или отделами внутри компании | Обучение персонала | Необходимость обучить сотрудников использованию нового инструмента и адаптировать их деятельность к изменениям в рабочих процессах |
| Статистика и аналитика | Подробная статистика по звонкам — их продолжительность, количество принятых и пропущенных вызовов и т. д.Возможность анализа и оценки эффективности рабочих процессов позволяет оптимизировать работу системы. | — | — |
| Гибкость и масштабируемость | Легкая настройка и корректировка количества линий в зависимости от запросов бизнеса | — | — |
| Доступность | Круглосуточная служба поддержки для решения технических вопросов | — | — |
| Экономия | Отсутствие необходимости в покупке и обслуживании дорогого оборудования значительно сокращает капитальные затраты | — | — |
Как выигрывает бизнес от использования виртуальной АТС
Виртуальная телефония помогает организациям следующим образом:
- Гибкость и масштабируемость необходима быстрорастущим фирмам и тем, кто имеет сезонные колебания спроса.
- Бизнес экономит финансовые средства, т. к. не нужно устанавливать и обслуживать оборудование. Кроме того, VoIP-звонки часто стоят меньше, чем традиционные телефонные звонки.
- Улучшается клиентский сервис и повышается эффективность рабочих процессов за счет дополнительного функционала, куда входит автосекретарь, голосовые меню, запись звонков, интеграция с CRM-системами и другие инструменты.
- Повышается мобильность сотрудников — они работают через интернет вне зависимости от своего местонахождения. Особенно это нужно удаленным работникам и командам, работающим в разных офисах.
- Обеспечивается высокий уровень безопасности информации, передающейся по VoIP-каналам.
- Легкость использования — понятный интерфейс и инструменты управления.
Виртуальная телефония, предлагая бизнесу целый ряд преимуществ, является предпочтительным выбором для многих компаний.
Для какого бизнеса лучше использовать виртуальные АТС
В таблице указано, для каких типов бизнеса особенно полезны виртуальные АТС.
| Тип бизнеса | Польза виртуальных АТС |
|---|---|
| Малые и средние предприятия | Минимизируют расходы и оптимизируют ресурсы за счет гибкости и экономичности |
| Удаленные работники и команды | Остаются на связи, находясь в любом месте с доступом в интернет |
| Организации с сезонными колебаниями спроса (строительные, ремонтные компании, стартапы) | Добавляют либо удаляют телефонные линии в зависимости от потребностей |
| Фирмы с высоким уровнем клиентского сервиса (консалтинговые и юридические компании, производственные предприятия) | Активно пользуются дополнительным функционалом |
| Онлайн-магазины и интернет-сервисы | Интегрируют телефонию с веб-сайтами и приложениями |
| Государственные, финансовые, медицинские учреждения | На высоком уровне обеспечивают защиту данных и голосовых сообщений |
| Образовательные учреждения | Интегрируют телефонию с учебными программами и административными системами |
| Туристические агентства и гостиницы, логистические и транспортные компании | Одновременно обрабатывают большое количество звонков |
Виртуальные АТС полезны для организаций широкого спектра, вне зависимости от размера, отрасли или географического положения фирмы.
Как выбрать виртуальную АТС
Выбор виртуальной АТС зависит от большого количества факторов, включая потребности бизнеса, бюджет, количество сотрудников и клиентов, требуемые функции и уровень поддержки. Как нужно действовать:
- Конкретизировать потребности. Определить нужные функции — многоканальные номера, голосовую почту, автосекретаря, интеграцию с CRM-системой и т. д.
- Оценить бюджет. Определить размер трат на услугу, т. к. стоимость сильно изменяется в зависимости от конкретного пакета услуг и дополнительного функционала.
- Исследовать рынок. Изучить предложения различных провайдеров виртуальных АТС, отзывы клиентов, репутацию поставщика услуг и его опыт работы в данной области.
- Проверить функционал. Убедиться в наличии необходимых функций и дополнительных услуг.
- Обратить внимание на уровень поддержки. Узнать, какой уровень поддержки предоставляет провайдер (круглосуточная поддержка, регулярные обновления и обучение сотрудников).
- Проверить совместимость. Убедиться, что выбранная виртуальная АТС совместима с системами и устройствами организации.
- Протестировать демо-версию. Многие поставщики виртуальных услуг предлагают бесплатную пробную версию или демо-доступ к системе, что дает возможность опробовать функционал и убедиться в его соответствии ожиданиям фирмы.
- Читать договор внимательно. Изучить все условия и положения, особенно сроки контракта, возможность его продления и условия расторжения, и только после этого подписать его.
Выбор виртуальной АТС — важный шаг для бизнеса. Перечисленные рекомендации помогут подобрать подходящую систему, которая удовлетворит потребности фирмы и принесет пользу самой организации и клиентам.
Как обеспечить надежность и безопасность работы виртуальной АТС
Надежную и безопасную работу виртуальной АТС обеспечивают следующие шаги:
| Средство | Действия |
|---|---|
| Использование проверенных провайдеров | Выбор поставщиков услуг с хорошей репутацией и положительными отзывами. Учет их опыта работы в данной области и наличие сертификатов соответствия стандартам безопасности. |
| Шифрование данных | Провайдер должен использовать современные методы шифрования для защиты передаваемой информации (SSL/TLS) |
| Регулярное обновление ПО | Провайдер должен регулярно обновлять ПО и оборудование, чтобы обеспечить защиту от новых угроз и уязвимостей. |
| Резервное копирование данных | Регулярное создание резервных копий данных позволит восстановить информацию в случае аварии или сбоя |
| Мониторинг и управление инцидентами | Провайдер должен иметь систему мониторинга и управления инцидентами, чтобы оперативно реагировать на угрозы и устранять проблемы |
| Обучение сотрудников | Организация должна обучать сотрудников правилам безопасности, чтобы они знали, как защитить данные и предотвратить кибератаки |
| Интеграция с системами безопасности | Виртуальная АТС должна быть интегрирована с другими системами безопасности — антивирусным ПО и межсетевыми экранами |
| Проверка внешних подключений | Необходимо проверять все внешние подключения и права доступа к системе для предотвращения несанкционированного доступа |
| Проведение аудитов безопасности | Регулярное проведение аудитов безопасности позволит найти и ликвидировать слабые места в системе |
| Использование двухфакторной аутентификации | Нужно внедрить двухфакторную аутентификацию для повышения уровня безопасности доступа к системе |
Заключение
Виртуальная АТС — современное и экономически выгодное решение для предприятий любого масштаба, позволяющее оптимизировать бизнес-процессы и повысить качество клиентского обслуживания. Организации, внедряющие этот инструмент, получают массу преимуществ и минимум сложностей. Виртуальная АТС помогает бизнесу стать более гибким, экономичным, улучшить клиентский сервис, повысить мобильность сотрудников, обеспечить безопасность данных и упростить управление. Если у вас возникли сложности с выбором и настройкой виртуальной АТС, компания «АйТиСпектр» окажет необходимую помощь на всех этапах.
